In vielen GmbHs nutzen die Gesellschafter die jährlichen Beschlussfassungen zum Jahresende (Feststellung des Jahresabschlusses, Änderung des Geschäftsführer-Anstellungsvertrages) auch dazu, überfällige Anpassungen und Änderungen des GmbH-Gesellschaftsvertrages (auch: Änderung der Satzung) zu beschließen. Zum Beispiel die … Umwandlung von Gewinnrücklagen in Stammkapital (Kapitalerhöhung) oder die Teilung von Geschäftsanteilen nach einem Erbfall (z. B. um das Gewinnbezugsrecht periodisch genau abzugrenzen).
Die Rechtslage: Im Außenverhältnis wird die Änderung des GmbH-Vertrages erst nach Beurkundung und Eintragung ins Handelsregister wirksam (so Lutter/Hommelhoff, Kommentar zum GmbH-Gesetz zu § 54 GmbH-Gesetz Randziffer 12). Im Innenverhältnis sind die Gesellschafter und die Organe (Geschäftsführer) an den Änderungsbeschluss auch schon vor Eintragunggebunden. Die Gesellschafter können in der Zeit bis zur Eintragung aber mit einfacher Mehrheit entscheiden, wie das gehandhabt werden soll (Lutter/Hommelhoff, a.a.O. zu § 54 Rz. 14).
Als Geschäftsführer sind Sie gut beraten, wenn Sie bei einer Änderung des GmbH-Vertrages nichts dem Zufall überlassen. Die Gesellschafter sind zuständig für die ordnungsgemäße Beschlussfassung und diese müssen auch die notarielle Beurkundung veranlassen. Der Notar wird den Beschluss dem Registergericht zur Eintragung vorlegen. Ihre Aufgabe ist es, zu kontrollieren, ob der beurkundende Notar den Beschluss umgehend zur Eintragung an das Registergericht weitergeleitet hat. Prüfen Sie den Eintragungstext auch nochmals auf Richtigkeit. Fehleinträge oder ungewollte Fehler fallen in der Regel meist erst Jahre später auf – und zwar meistens dann, wenn es überhaupt nicht passt. So ist die falsche Teilung eines Gesellschaftsanteils zwischen den Erben nachträglich aufwendig und führt zu unnötigen Konflikten zwischen den Beteiligten.