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Volkelt-Briefe

GmbH-ORGA: Wie viel Meeting muss wirklich sein

„Vor lauter Meetings komme ich kaum noch zum arbeiten“. Das Phänomen ist in vielen Unternehmen bekannt. Auch ohne konkreten Anlass sind schon am Montagmorgen bis zu 10 Termine über die Woche für Jour-fix-Termine geblockt. Welche Vorgaben können Sie hier als Chef geben? Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick: …

  • Wie viele Jour-Fix-Termine (Budgetrunde, Investitionsgremium, Strategie-Meeting, QM-Gruppe usw.) tagen regelmäßig?
  • Wie viele dieser Gruppen haben mehr als eine handvoll Mitglieder?
  • Wie viele dieser Gruppen sind ausschließlich oder überwiegend mit Führungskräften besetzt?
  • In welcher dieser Gruppen werden Entscheidungen getroffen?
  • Welche dieser Gruppen dienen der reinen Informationsvermittlung?
  • Haben Sie nach dieser Bestandsaufnahme den Eindruck, dass der Bürokratiefaktor mehr als 10 % der Arbeitszeit der Mitarbeiter bindet, sollten Sie sich etwas einfallen lassen.

Informelle Information ist effektiver als hierarchische Information. Schaffen Sie für Ihre Mitarbeiter den „Raum“, in dem informeller Austausch stattfinden kann. Und zwar dort, wo die Menschen arbeiten. Bei Google z. B. gibt es überall da, wo die Mitarbeiter sich zwangsläufig treffen, kleine Cafe-Ecken mit schwarzem Brett und Notebook.

Laut Proudfoot Consulting verbringt jeder Arbeitnehmer Deutschland 32 Arbeitstage pro Jahr in (fruchtlosen) Meetings oder ähnlichen Zeitfressern. Es gibt viele Möglichkeiten, hier einzugreifen: Hat das Meeting eine wirkliche Existenzberechtigung? Vierzehntägiger statt wöchentlichem Tagungsrhythmus? Verkleinerung der Gruppe? Gibt es eine Tagesordnung? Wie viele Lösungsvorschläge werden tatsächlich gemacht? Auf jeden Fall sollten Sie es nicht so weit kommen lassen, dass sich Meetings wie Rituale dahin schleppen – und keinem etwas bringen.

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