Grundsätzlich bestimmen die Gesellschafter gemeinsam in der Gesellschafterversammlung über die Geschicke der GmbH. Die Gesellschafterversammlung ist damit oberstes Willensbildungsorgan der GmbH. Welche Rechte und Pflichten zu beachten sind, ergibt sich aus dem Gesellschaftsvertrag der GmbH (§ 45 GmbHG). Wenn der Gesellschaftsvertrag keine besonderen Vereinbarungen dazu enthält, bestimmen sich die Rechte und Pflichten der Gesellschafter aus dem GmbH-Gesetz (§§ 46 bis 51b GmbHG).
Die Gesellschafter drücken ihren Willen in Beschlüssen aus. Eine rechtlich verbindliche Beschlussfassung findet statt:
- in der Gesellschafterversammlung der GmbH (§ 48 Abs. 1 GmbHG) oder
- ohne die Formvorschriften wie Einladungsschreiben, Tagesordnung für die Gesellschafterversammlung – wenn sich alle Gesellschafter schriftlich mit der Entscheidung einverstanden erklären oder sich mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen einverstanden erklären ( § 48 Abs. 2 GmbHG).
In der Praxis kleiner GmbH läuft vieles auf Zuruf ohne die notwendigen schriftlichen Einladungen. Das birgt jedoch das Risiko, dass die getroffenen Entscheidungen später angefochten werden können. Wenn Sie Gesellschafter-Geschäftsführer einer Zweipersonen-GmbH sind, in deren Geschäftsablauf Sie regelmäßig Absprachen treffen, Zielvereinbarungen festlegen und somit gemeinsame Beschlüsse fassen, sollten Sie diese deshalb grundsätzlich exakt protokollieren und mit Datum und Unterschriften versehen. Versehen Sie das Protokoll später mit Ihrem Erledigungsvermerk, evt. mit zusätzlichen Informationen zum Nachweis für spätere Konflikte.
Nach § 48 Abs. 2 GmbHG ist eine ordnungsgemäße Beschlussfassung ohne Abhalten einer Versammlung möglich, wenn alle Gesellschafter anwesend sind und alle mit der schriftlichen Beschlussfassung einverstanden sind.
Beispiel: Die beiden Gesellschafter-Geschäftsführer einer Zweipersonen-GmbH beschließen einvernehmlich Werbemaßnahmen mit einem zusätzlichen Kredit zu finanzieren. Dazu wird Gesellschafter A. mit den Bankgesprächen beauftragt. Gesellschafter B. wird zugleich damit beauftragt, die Agentur mit der Umsetzung zu beauftragen. Sie beschließen dies gemeinsam und erteilen sich gegenseitig Weisung zu Umsetzung des Beschlusses. Führt ein Geschäftsführer eine solche Weisung nicht aus, so kann damit in seiner Person ein Grund zur Abmahnung, eine Belastung des Vertrauensverhältnisses oder sogar eine Verletzung der Treuepflicht mit haftungsrechtlichen Folgen gegenüber der GmbH liegen.
Ein ordnungsgemäßer Beschluss kommt zustande, wenn die erforderliche Beschluss-Mehrheit erreicht wird.
Die Gesellschafter sind in ihrer Entscheidung frei, d.h. niemand kann die Gesellschafter dazu zwingen, einen Beschluss zu fassen, das betrifft auch Entscheidungen, die für den Fortbestand der GmbH notwendig sind.