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Volkelt-Briefe

Geschäftsführer haftet für fehlende Geschäftsunterlagen

Für viele Geschäftsführer ist das Thema „Haftung“ unterdessen zum roten Tuch geworden. Kein Wunder: Es gibt fast keinen geschäftlichen (gesellschaftsrechtlichen, steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen) Sachverhalt, bei dem die Gerichte im Streitfall – in der Regel mit den Behörden – nicht überprüfen, ob der Geschäftsführer aus irgendwelchen Gründen zusätzlich persönlich in die Haftung genommen werden kann.

Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kostet auch viel Geld, manchmal sogar die kompletten Rücklagen für die Alterssicherung. Weil das für jeden Geschäftsführer ein hohes persönliches Risiko darstellt, …

berichten wir regelmäßig an dieser Stelle, um so zumindest sicherzustellen, dass grobe Fehler nicht passieren (grobe Fahrlässigkeit).

So hat der Bundesgerichtshof (BGH) jetzt einen Fall entscheiden, in dem es um fehlende Geschäftsunterlagen ging. Ein mit einem Zulieferer geschlossener Vertrag war nicht mehr in den Unterlagen. Weil die GmbH nicht zahlte, wollte der Zulieferer seine Ansprüche durchsetzen gegen die GmbH.

Problematisch: Weil der Geschäftsführer den zugrunde liegenden Vertrag nicht vorlegen konnte, konnte er auch nicht beweisen, dass er seiner Insolvenzantragspflicht innerhalb der geforderten 3-Wochen-Frist nachgekommen ist. Dazu der BGH: „Die Voraussetzungen der Zahlungseinstellung greifen ……, wenn der Geschäftsführer seine Pflicht zur Führung und Aufbewahrung von Büchern und Belegen verletzt hat“. Im Klartext: Trotz Insolvenz und haftungsbeschränkter GmbH sind die Voraussetzungen für eine persönliche Haftung des Geschäftsführers für (alle) Gläubiger-Forderungen gegeben (BGH, Urteil vom 24.1.2012, II ZR 119/10).

Für die Praxis: Gerade in kleineren Firmen ohne systematische Dokumentation kann es zu solchen Fehlern kommen. Z. B. dann, wenn der Chef wichtige Unterlagen „mit nach Hause“ nimmt und diese später nicht mehr aufzufinden sind. Weniger Risiko besteht für Steuerunterlagen und den Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung/Sozialversicherung. Hier ist in der Regel der Steuerberater dazu verpflichtet, die Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Für sonstige Unterlagen, die im Zusammenhang mit Geschäftspartnern von Bedeutung sind (Verträge, Ansprachen, Abrechnungen usw.), sollten Sie dafür sorgen, dass diese doppelt geführt werden. Besonders wichtige Unterlagen sollten Sie zusätzlich in zusätzlicher Kopie zu Ihren eigenen Unterlagen nehmen und ggf. zusätzlich im häuslichen Büro aufbewahren. Verlassen Sie sich dabei nicht ausschließlich auf eine elektronische Dokumentation.

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