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Geschäftsführer-Stress: Dauer-Erreichbarkeit ist für viele ein echtes Problem

Nicht wenige Geschäftsführer leiden unter dem täglichen Telefon-Terror: Das Telefon klingelt ständig. Bereits während eines normalen Telefonats gehen parallel auch schon zwei neue Telefonate und mindestens eine SMS ein. Was tun? Natürlich variiert das Telefon-Aufkommen je nach Unternehmen und Branche. Chefs von Unternehmen mit Telefonzentrale oder Chef-Office nutzen in der Regel die Möglichkeiten, gezielt zu filtern und nur solche Anrufe durchzulassen, die nach den vorab besprochenen Regeln „zum Chef“ durchgestellt werden. Nur für wichtige Geschäftspartner gibt es den direkten Draht. Schwieriger ist das in kleineren Unternehmen. Es gilt: Überall da, wo Sie als Chef ständig Termine koordinieren, Chef-Entscheidungen gebraucht und damit Prozesse beschleunigt werden, ist das Handy-Telefonieren ein Muss. Hier helfen Appelle wie „einfach auch mal ausschalten“ oder „Sie müssen ja nicht immer erreichbar sein“ in der Praxis nicht weiter. Dennoch können Sie mit ein paar systematischen Regeln etwas Abhilfe schaffen. Das sind: …

  • Führen Sie Ihre Anruferliste systematisch: Nutzen Sie den Adressspeicher voll aus. Legen Sie jeden Anrufer, der für Ihre geschäftlichen Belange von Bedeutung ist oder sein könnte, in Ihrem Telefonbuch ab. Bei den meisten eingehenden Anrufen sehen Sie dann schon auf den ersten Blick, wer Sie anruft. Sie können dann sofort entscheiden, welche Bedeutung der Anruf hat und ob Sie dafür Zeit haben (wollen).
  • Nutzen Sie den AB flexibel: Viele Kollegen nutzen die Möglichkeiten Ihres Anrufbeantworters nicht voll. Das heißt: Wollen Sie ungestört bleiben, stellen Sie den AB auf die kürzest mögliche Antwortzeit. Versehen mit dem Text: „Für wichtige Informationen hinterlassen Sie hier bitte Ihre Nachricht. In anderen Fällen versuchen Sie mich bitte später nochmals zu erreichen“. Wenn Sie überflüssige Telefonate abwimmeln wollen, stellen Sie den AB erst nach 30 Sekunden auf ein.
  • Behandeln Sie SMS-Nachrichten nachrangig: Wer es eilig hat, greift nach wie vor zum Telefon und verlässt sich nicht auf eine SMS. Bearbeiten Sie SMS wie gewöhnliche E-Mails. Beantworten Sie diese erst dann, wenn das Tagesgeschäft erledigt ist und Sie „Zeit am Stück“ haben, um diese Posten effektiv und ohne Unterbrechung abzuarbeiten.
  • Legen Sie Unerreichbarkeiten fest: Verschaffen Sie sich Freiraum, indem Sie zu bestimmten, fest definierten Arbeitszeiten nicht erreichbar sind. Am besten dann, wenn Ihr Gesprächsgegenüber auch nicht unbedingt erwarten kann, dass Sie erreichbar sind: Früh am Morgen (7 bis 9 Uhr), mittags (12 bis 14 Uhr) oder generell nach Feierabend ab 18/19 Uhr. Bestimmen Sie diese Zeiten nach Ihrem persönlichen Arbeitsstil und machen Sie diese „Pausen“ zur Gewohnheit, so dass Ihre Mitarbeiter sich darauf einstellen können.
  • Geben Sie Ansprechpartner für externe Anrufer vor: Geben Sie auf allen Publikationen nach außen (Geschäftspapiere, Impressum der Homepage, Lieferscheine, Rechnungen usw.) Telefon-Adressen vor. Verwenden Sie dafür nicht den Namen des jeweiligen Mitarbeiters sondern die jeweilige Fachabteilung (Personal, Einkauf, Rechnungswesen, Marketing usw.). Damit ermöglichen Sie externen Personen, ganz gezielt zu kontakten und verhindern so, dass Alles immer erst über den zentralen Telefon-Anschluss – im Zweifel ist das ja Ihrer – laufen muss.
  • Machen Sie wirklich Urlaub vom Handy: Ich kenne viele Geschäftsführer, die im Urlaub überhaupt nicht für Telefonate erreichbar sind. Für den Notfall ist eine SMS-Benachrichtigung möglich – das ist aber nur wenigen ausgewählten Personen möglich.
Auch nach 30 Jahren Mobil-Telefonieren gilt: Der „sachliche“ Umgang mit diesem Kommunikations-Medium ist längst noch nicht selbstverständlich. Der damit verbundene Stress-Faktor ist und bleibt wohl auch weiterhin hoch. Überprüfen Sie immer wieder Ihr eigenes Gesprächsverhalten. Welche Gespräche sind überflüssig? Wie können Gespräche abgekürzt werden? Animieren Sie durch Ihr eigenes Gesprächsverhalten zum Viel-Telefonieren? (Unsachlichkeiten, „Wenn ich Sie schon mal an der Strippe habe“, Ausschweifendes Gesprächsverhalten: „Um was geht es?“ ). Nehmen Sie sich vor, im Öffentlichen Raum nur eingeschränkt zu telefonieren. Abgesehen vom Unfall- und Bußgeld-Risiko beim Autofahren ist das Telefonieren während eines Geschäftsgespräches oder vor Arbeits- und Projektgruppen nicht unbedingt die richtige Art – weder um auf sich aufmerksam zu machen noch als Vorbild für Mitarbeiter und Geschäftspartner.

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