Zuletzt haben wir in Ausgabe 21/2018 (Seite 4) auf ein aktuelles und wichtiges Urteil des Oberlandesgerichts (OLG) Brandenburg (Urteil v. 7.2.2018, 7 U 132/16) zur Geschäftsführer-Haftung und seiner Verpflichtung zur Dokumentation von Entscheidungen hingewiesen. Tenor: Das Gericht verlangt, dass der Geschäftsführer „in der konkreten Entscheidungssituation die verfügbaren Informationsquellen tatsächlicher und rechtlicher Art ausschöpft”. Hier einige konkrete Hinweise, wie Sie sich als Geschäftsführer entsprechend absichern bzw. wie Sie ganz konkret Dokumentieren, um im Ernstfall zu belegen, dass Sie Ihrer Informationsverpflichtung korrekt nachgekommen sind: …Verträge: Bedenken Sie immer, dass im Ernstfall (Kündigung, Abberufung) gegen Sie ein sofortiges Hausverbot verhängt werden kann – Sie also keinen Zugang mehr zu den Unterlagen haben, die im Eigentum der GmbH stehen. Sie sind also gut beraten, wenn Sie Unterlagen, die Ihre Tätigkeit betreffen, in zweiter Ausführung bei sich zu Hause aufbewahren. Das betrifft selbstverständlich auch alle vertraglichen Dokumente – also z. B. den Gesellschaftsvertrag der GmbH (hier: Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte), Ihren Geschäftsführer-Anstellungsvertrag (hier: Rechte und Pflichten, Zusatzvereinbarungen) und sonstige vertragliche Beziehungen zur GmbH (hier: Gesellschafterdarlehen, stille Beteiligung usw.).
- Protokolle: Neben den reinen Beschluss-Protokollen aus den Gesellschafter-Versammlungen bzw. Geschäftsführungs-Sitzungen sollten Sie bei wichtigen Entscheidungsfragen Wert darauf legen, dass auch der wesentliche Sitzungs- bzw. Gesprächsverlauf protokollarisch festgehalten wird. Wichtige Formalie: Mit der Unterschrift zum Protokoll (durch die Gesellschafter bzw. Mit-Geschäftsführer) bestätigen diese den Inhalt und die Richtigkeit der Aufzeichnungen. Achten Sie darauf, dass Ihnen wichtige Aussagen/Einschätzungen zu Protokoll genommen werden (hier: „… für´s Protokoll”). Zu schwierigen oder strittigen Sachverhalten sollten Sie zusätzlich ein Gedächtnisprotokoll anfertigen – in dem Sie Ihre persönlichen Stellungnahmen zu den Themen festhalten, die – aus welchen Gründen auch immer – nicht im offiziellen Protokoll vermerkt sind.
- E‑Mails: Viel Informationsaustausch zwischen Entscheidern läuft über die IT bzw. per E‑Mail/WhatsApp. Neben der Dokumentation im Intranet sollten Sie Sie betreffende wichtige Informations-Mails zusätzlich zu Ihren Unterlagen nehmen (Bc an Ihr privates notebook/tablet). Neben der Dokumentation im Outlook ist eine Ablage in einem eigens dafür eingerichteten Doku-Ordner empfehlenswert (als pdf mit Erstelldatum).
- Fach- und Projektgruppen: Beziehen Sie grundsätzlich auch das interne Fachwissen in Entscheidungen ein – veranlassen Sie, dass die entsprechenden Absprachen und Informationsveranstaltungen protokolliert werden. Prüfen Sie diese Protokolle mit eigenen Augen und aus Ihrem Entscheider-Blickwinkel, ggf. müssen Sie Nachbesserungen durchsetzen.
- Gutachten, Empfehlungen: Gut beraten sind Sie, wenn Sie ihre Entscheidungen mit objektiven Fakten fundieren. Für viele Entscheide ist ein solches Verfahren implementiert (Personalakte, Faktura, Kalkulation, Investitionsrechnung). Für Neuland-Entscheide empfiehlt es sich, alle zusätzlichen primären externen Quellen (Steuergutachten, Wirtschaftlichkeitsprognosen, statistische Erhebungen, Studien) für die Entscheidungsfindung zu dokumentieren. Aber auch sog. sekundäre Quellen (Medien, Zeitungsberichte, Fach-Erfa-Stellungnahmen) gehören in Ihre offizielle, aber auch in Ihre private häusliche Dokumentation (Tresor).