Selbst erfahrene Geschäftsführer tun sich schwer, wenn es ums Delegieren geht. Problem: Mitarbeiter haben keine ausreichende Gesamtsicht der einzelnen Abläufe. Schlussendlich bleibt die Entscheidung doch beim Geschäftsführer. Wichtig: …
Delegation ist immer auch eine Vertrauenssache. Dies gilt es einzuüben. Delegation funktioniert aber auch nur dann, wenn die sachlichen Voraussetzungen stimmen. Das sind:
Checkliste: Richtig „delegieren“
- Wollen Sie diese Aufgabe wirklich delegieren?
- Trennen Sie Ihre Aufgaben in wichtige und weniger wichtige. Delegieren Sie weniger wichtige Aufgaben.
- Definieren Sie die Aufgabe, Teilaufgaben, Ziele und Rahmenbedingungen klar und eindeutig. Planen Sie mit Budget.
- Welche Hilfsmittel und Unterlagen sind notwendig, welche Termine und Ecktermine sind zu beachten, wie erfolgt Berichterstattung, welche Zusammenhänge bestehen?
- Überlegen Sie, wer am besten für die Aufgabe in Frage kommt. Verfügt er die Fähigkeiten und Kapazitäten?
- Informieren Sie den Vertreter umfangreich und rechtzeitig. Legen Sie Kompetenzen und Verantwortungsbereiche fest.
- Informieren Sie betroffene Stellen über die Aufgabendelegation und die damit verbundenen Befugnisse.
- Lassen Sie sich vom Fortschritt der delegierten Aufgabe informieren, ohne dabei eigenverantwortliches und selbständiges Handeln einzuschränken.
- Nutzen Sie die Delegation als Möglichkeit, andere zu motivieren und zu fördern (Weiterbildung).
- Delegieren Sie frühzeitig und dauerhaft. Treten ähnliche Aufgaben auf, sollten Sie an die gleiche Person delegieren.
- Geben Sie komplette Aufgaben ab und nicht nur Teilaufgaben.
- Vermeiden Sie, eine Aufgabe an 2 Mitarbeiter zu übertragen.
- Gestehen Sie Fehler zu und halten Sie den Delegierten den Rücken frei.
- Formulieren Sie bei umfangreichen oder wichtigen Aufgaben den Delegationsauftrag schriftlich.
- Geben Sie Feedback, inwieweit die Ergebnisse Ihren Erwartungen und Ansprüchen entsprechen.
Für die Praxis: Dazu ein Kollege: „Zuerst haben wir den Teams leichte Projektaufgaben übertragen (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, aber auch: QM-Projekte, Weiterbildungspläne). Das funktionierte besser als erwartet. Unterdessen lasse ich mich nur noch informieren“. Formulieren Sie als Ziel für Ihre Geschäftsführung: Die Mitarbeiter sind zuständig für den Geschäftsablauf. Der Geschäftsführer kümmert sich um Ausnahmefälle.