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Firmen-IT: So führen Sie auch ohne Kenntnisse in die richtige Richtung

jeder Geschäftsmann braucht die IT. Aber nur die wenigsten Geschäftsführer beherrschen Ihre IT so wie Sie Ihr Geschäft beherrschen. Kein Problem: Dafür gibt es Experten und Spezialisten, die Sie beraten und die im Notfall eingreifen. Reicht das? Klares NEIN. Gerade Geschäftsführer kleinerer Unternehmen, die nicht von Fach sind, beschäftigen sich in der Regel mit der IT nur dann, wenn es Probleme gibt. Ihnen genügt es, wenn der Geschäftsbetrieb wie gehabt läuft. Eine Veränderung der Prozesse wird nicht oder nur selten und dann unter Druck gedacht. Dazu der IT-Consultant Stefan Schwab: „Diese Mentalität ist gerade in kleineren und mittelgroßen Unternehmen weiter verbreitet als man glaubt“.

In der Praxis sind es zwei Themenbereiche, bei denen für Sie als Geschäftsführer in Sachen IT regelmäßiger Handlungsbedarf besteht:

  1. Innovationen: Für alle Prozesse und Abläufe gibt es permanent bessere und leistungs­fähigere IT-An­wen­dungen. Ihre Aufgabe ist es, das betriebliche Innovations-Potenzial (z. B. Dokumentation, Cloude, mobile Kommunikation) zu erkennen, nach kaufmännischen Gesichtspunkten zu bewerten und den richtigen Zeitpunkt für die Realisierung der Innovationen festzulegen.
  2. Datensicherheit: Die IT ist kein isoliertes System. Via E-Mail, Internet und Netzwerke besteht dauernd auch die Notwendigkeit, die Schutzsystem laufend zu aktualisieren und die Mitarbeiter zu sensibilisieren und zu schulen (z. B. Datenschutz, externe Datensicherung gegen Diebstahl, Brand, externe Zugriffe wie SPAM, Viren, Trojaner). Als Geschäftsführer ist es Ihre Aufgabe, die organisatorischen Voraussetzungen dafür zu schaffen, damit die Datensicherheit zu jedem Zeitpunkt mit der bestmöglichen Effizienz gegeben ist.

Für die Praxis: Geschäftsführer, deren GmbH keine eigenen IT-Fachleute haben, sind gut beraten, den externen IT-Berater einzubeziehen. In kleineren Firmen genügt es, wenn Sie halbjährlich ein Strategiegespräch führen, auf dem die beiden oben genannten Punkte permanent werter entwickelt werden. Vom qualifizierten Berater dürfen Sie erwarten, dass er Sie über Updates, Upgrades und neue Hard- und Software-Lösungen informiert und konkrete Lösungen vorschlägt. Beziehen Sie auch die Mitarbeiter ein: Sie sind es, die mit den Systemen arbeiten, Schwachstellen kennen und Verbesserungsbedarf melden (z. B. Zugriffs- und Antwortzeiten, Datensicherung und Dokumentation, Benutzerführung). Größere  Unternehmen sollten die externe Berater-Strategie-Runde monatlich/vierteljährlich anzusetzen. Wichtig ist, dass Sie sich vor strategischen IT-Entschei­dungen (Investitionen, System-Entscheidungen, Hardware-Anschaffungen) eine Dritt-Meinung einholen. Sei es durch einen weiteren IT-Berater, einen Branchen-Kollegen oder den Sachverstand des Branchenverbandes.

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