Handelt eine Person ohne Bestellung zum Geschäftsführer wie ein Geschäftsführer für eine GmbH, spricht man von einem faktischen Geschäftsführer. Solch unbefugtes Handeln hat haftungsrechtliche Konsequenzen. Laut Rechtsprechung gelten folgende Grundsätze: Die Verpflichtung zur Stellung des Insolvenzantrages und die Verantwortung für die Verletzung dieser Pflicht trifft auch denjenigen, der, ohne zum Geschäftsführer bestellt zu sein, die Geschäfte der GmbH tatsächlich wie ein Geschäftsführer oder Mit-Geschäftsführer führt.
Eine völlige Verdrängung der gesetzlichen Geschäftsführer ist nicht erforderlich (BGH-Urteil vom 21.3.1988; Aktenzeichen: II ZR 194/87). Es gibt sogar Fälle, in denen die bestimmende Einflussnahme des Mehrheitsgesellschafters auf die Geschäftsführung als ausreichend für die Annahme eines faktischen Geschäftsführers gesehen wird (vgl. z. B. das sog. ITT-Urteil des BGH vom 5.7.1975; Aktenzeichen: II ZR 23/74). Besteht in der GmbH eine faktische Geschäftsführung, hat der bestellte Geschäftsführer im Haftungsfall gute Aussichten – etwa für Steuerschulden – nicht zur persönlichen Haftung herangezogen zu werden. Er muss dazu interne Weisungen genau zu dokumentieren. Bei konkreten Unterlassungen oder Verstößen kann der amtierende Geschäftsführer seiner Haftung nur mit einer Amtsniederlegung entgehen.
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