Unproduktive E‑Mails: Was tun? – der Chef als falsches Vorbild

Der Tex­ter und Sän­ger Tim Bendz­ko bringt es auf den Punkt: Er muss noch genau 148 Mails che­cken. Doch so nett wie im Song ist die Rea­li­tät in vie­len Unter­neh­men längst nicht mehr. Oft sind es sogar noch mehr E‑Mails pro Tag. Trotz SPAM-Fil­ter und pri­va­tem E‑Mail-Ver­bot müs­sen sich immer mehr Mit­ar­bei­ter täg­lich durch immer mehr E‑Mails durch­ar­bei­ten. Auch als Geschäfts­füh­rer blei­ben Sie davon nicht ver­schont. Was tun? …

Die Fak­ten: Nach einer Unter­su­chung beim Chip-Her­stel­ler Intel liest oder schreibt jeder Arbeit­neh­mer wöchent­lich 20 Arbeits­stun­den E‑Mails. Jede 3. ist für die Arbeit unwich­tig. Für die meis­ten Per­so­na­ler steht fest: Wich­tig ist die Vor­bild­funk­ti­on des Chefs. Schreibt der zu jedem The­ma und jeder Uhr­zeit an die Mit­ar­bei­ter E‑Mails, rich­ten die Mit­ar­bei­ter ihr Ver­hal­ten dar­an aus. Fest steht auch, dass die stän­di­ge Unter­bre­chung von Tätig­kei­ten durch E‑Mail-Lesen und Schrei­ben nach­tei­li­ge Aus­wir­kun­gen auf die Qua­li­tät der Leis­tung haben.

Für die Pra­xis: Hier eini­ge Regeln, mit denen Sie es schaf­fen, die täg­li­che E‑Mail-Flut im Unter­neh­men wenigs­tens eini­ger­ma­ßen im Zaun zu halten:

1. Vor­bild: Kom­men Sie Ihrer Vor­bild­funk­ti­on nach. Schi­cken Sie E‑Mails in der Regel nur zu den offi­zi­el­len Geschäfts­zei­ten. Alles ande­re kann war­ten. Mit den berühm­ten Aus­nah­men, die aber wirk­li­che Aus­nah­men blei­ben müssen.
2. Block­ab­fer­ti­gung: Las­sen Sie sich von ein­ge­hen­den E‑Mails und spon­ta­nen E‑Mail-Ideen in Ihren Tätig­kei­ten nicht unter­bre­chen. Legen Sie Zei­ten fest, an denen Sie ihre E‑Mails abarbeiten.
3. Ver­tei­ler: Prü­fen Sie regel­mä­ßig Ihre Ver­tei­ler (Cc, Bcc). Müs­sen alle Per­so­nen ein­be­zo­gen wer­den? Das gilt auch für jeden ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter. Wei­sen Sie die­se regel­mä­ßig auf das Ver­tei­ler­the­ma hin.
4. Ant­wor­ten „an Alle“: Stel­len Sie sich vor, was pas­siert, wenn jeder aus dem Ver­tei­ler zu der E‑Mail einen Kom­men­tar abgibt. Inner­halb kür­zes­ter Zeit ver­viel­facht sich der E‑Mail-Ver­kehr. Benut­zen Sie die­se Funk­ti­on nur, wenn es wirk­lich passt – und das ist fast nie der Fall.
5. Betreff: Sagen Sie an die­ser Stel­le schon klar und ein­deu­tig, um was es geht. Z. B. auch, wenn es um Ter­min­sa­chen geht.
6. Eilig: Wenn es um eili­ge Abspra­chen geht, soll­ten Sie sich nicht auf E‑Mails ver­las­sen. Benut­zen Sie das Tele­fon und bestä­ti­gen Sie das Bespre­chungs­er­geb­nis kurz per E‑Mail (Pro­to­koll).