Als Geschäftsführer sind Sie dazu verpflichtet, für die ordnungsgemäße Buchführung der GmbH zu sorgen. (§ 41 GmbHG). Die GmbH ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dies ergibt sich aus der Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses. Die Verantwortlichkeit für die Erfüllung dieser Pflichten obliegt allen Geschäftsführern, sie können nicht durch Gesellschaftsvertrag, Ressortverteilung oder Geschäftsordnung an einen Geschäftsführer delegiert werden. Häufig wird diese Aufgabe einem Geschäftsführer zur Erledigung übertragen werden. Dann hat der ressortfremde Geschäftsführer sich darüber zu vergewissern und regelmäßig Kontrollen vorzunehmen, ob der damit beauftragte Geschäftsführer dieser Verpflichtung nachkommt (Steuerberatervertrag, regelmäßige Berichtspflicht des kaufmännischen Geschäftsführers – mindestens einmal jährlich).
Bei Zweifeln an der ordnungsgemäßen Buchführung muss sich jeder Geschäftsführer selbst um die ordnungsgemäße Erfüllung der Buchführungspflicht zu kümmern und ggf. sachverständige Dritte einzuschalten. Pflichtverletzungen können Schadensersatzansprüche auslösen und Grund zur Abberufung aus wichtigem Grund sein. Die Geschäftsführer müssen die Bücher nicht selbst führen, sie haben lediglich für die ordnungsgemäße Erledigung zu sorgen. Es genügt, durch den zuständigen Geschäftsführer eine Buchhaltung einzurichten und personell zu besetzen. Die Mitarbeiter sind anzuleiten und zu überwachen. Der Geschäftsführer muss jederzeit in der Lage sein, in die Buchführung einzugreifen und Mängel abzustellen.
Diese Grundsätze gelten auch, wenn die Buchführung außerhalb – etwa durch einen Steuerberater – erledigt wird. Dieser hat regelmäßig zu berichten und auf Probleme bei der Erledigung dieser Aufgaben hinzuweisen. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, sowie Jahresabschlüsse und Lageberichte sind zehn Jahre geordnet aufzubewahren, Buchungsbelege sechs Jahre.