Geschäftsunterlagen: Das Finanzamt zahlt mit für die Sicherheit

Wohin mit all den GmbH-Unter­la­gen (Geschäfts­brie­fe, Jah­res­ab­schlüs­se, Bele­ge)? In vie­len GmbHs sind die Schrän­ke voll und Monat für Monat wächst der Papier­berg. Auch die Aus­la­ge­rung zum Steu­er­be­ra­ter hilft nur bedingt und kos­tet zusätz­lich. Wenn Sie zu Hau­se genug Platz haben, kön­nen die Unter­la­gen auch dort auf­be­wah­ren. Wich­tig: …

Die Unter­la­gen müs­sen sicher sein (Dieb­stahl, Brand). Dazu soll­te die GmbH mit dem Geschäfts­füh­rer eine kla­re (schrift­li­che) Ver­ein­ba­rung tref­fen, in der die Ver­gü­tung (Mie­te) und die zusätz­li­chen Auf­la­gen (Über­wa­chungs­ein­rich­tun­gen, Ver­si­che­rung) klar vor­ge­ge­ben sind. Zusätz­li­cher Vor­teil: Das Finanz­amt muss die ent­ste­hen­den Kos­ten steu­er­lich anerkennen:

1. Miet­zah­lun­gen der GmbH für ein sol­ches Archiv müs­sen vom Finanz­amt steu­er­lich aner­kannt wer­den – als Betriebs­aus­ga­be der GmbH bzw. als Miet­ein­nah­me des ver­mie­ten­den Gesell­schaf­ter-Geschäfts­füh­rers bzw. bei der Anrech­nung von Ver­mie­tungs­ver­lus­ten (so z. B. FG Baden-Würt­tem­berg, Urteil vom 21.6.2006, 7 K 108/06).
2. Da die Geschäfts­un­ter­la­gen der GmbH in aller Regel als gehei­me Unter­la­gen ein­zu­stu­fen sind, müs­sen Vor­keh­run­gen zu deren Siche­rung vor­han­den sein. Sie müs­sen die Räu­me also gemäß Stand der Tech­nik (Schließ­sys­te­me, Warn­ge­rä­te, Über­wa­chungs­ein­rich­tun­gen) sichern bzw. eine Ver­si­che­rung gegen Schä­den und Dieb­stahl abschlie­ßen. Auch die­se Kos­ten wer­den Ihnen von der GmbH erstat­tet – und sichern zusätz­lich Ihre pri­va­te Immobilie.