„In unseren Gesellschafterversammlungen geht es gelegentlich hoch her. Darf der Geschäftsführer und Leiter der Gesellschafterversammlung das Smartphone für das Protokoll benutzen?“. Wie sind Protokoll-Mitschnitte rechtlich zu beurteilen? Wie so oft, gibt es hier keine einfache JA/NEIN-Lösung. In der Praxis sollten Sie folgende Richtlinien einhalten. Zu unterscheiden ist: …
- In GmbHs mit vielen Gesellschaftern kann man unterstellen, dass ein gewisses öffentliches Interesse am ordnungsgemäßen Ablauf der Gesellschafterversammlung besteht. Das betrifft die Dokumentation der Redebeiträge. Dann können Sie davon ausgehen, dass ein Protokoll mit Smartphone-Aufzeichnung geduldet werden muss.
Das sollte zutreffen für eine GmbH mit mehr als 10 Gesellschaftern und die keine typische Familiengesellschaft ist und mehr als 50 Mitarbeiter hat (Bilanzsumme größer als 6.000.000 €, Umsatzerlöse größer als 12.000.000 € = mittelgroße GmbH nach § 267 Abs. 2 HGB). Hier sollten Smartphone-Mitschnitte in der Regel als Beweismittel anerkannt werden.
- Etwas anderes gilt für kleine GmbH und typische Familien-Gesellschaften: Teilnehmer einer Gesellschafterversammlung brauchen es nicht hinzunehmen, dass ihre Wortbeiträge gegen ihren Widerspruch mit dem Tonband aufgezeichnet werden, wenn es sich um die Gesellschafterversammlung einer Familiengesellschaft handelt (OLG Karlsruhe Urteil vom 18.12.1997, 4 U 128/97 im Falle von Tonband-Mitschnitten). Spricht sich in einer solchen Konstellation auch nur ein Gesellschafter gegen Smartphone-Protokolle aus, so müssen Sie das akzeptieren.
Machen Sie den Gesellschaftern vor der Gesellschafterversammlung plausibel, warum Sie Aufzeichnungen machen wollen (Rechtssicherheit, Vereinfachung bei der Protokollführung, exaktere Aufzeichnungen von Redebeiträgen als im Schrift-Gedächtnisprotokoll usw.). Protokollieren Sie die Zustimmung (aller!) Gesellschafter. Dann können Sie selbstverständlich Aufzeichnungen machen und die Wortbeiträge später verwenden. Ist ein Gesellschafter mit der Aufzeichnung nicht einverstanden oder schneiden Sie heimlich mit, kann der Mitschnitt nicht als Beweis verwendet werden.