Themen heute: Fussball-EM – Mitabeiter dürfen „Wichtiges” auf keinen Fall liegen lassen + Ressort-Geschäftsführer: Was Sie auf keinen Fall liegen lassen dürfen + Geschäftsführer-Firmenwagen: Finanzbehörden haben Fahrtenbuch im Visier + Finanzamt muss Verlustverrechnng für stille Beteiligungen anerkennen (Altfall-Regelung) + Finanzbehörden scheitern mit Begrenzung der Pensionszusage bis zur gesetzlichen Höchstrente + BISS … (Herdprämie)
23. KW 2012, Freitag, 8.6.2012
Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,
ab heute dreht sich wieder (fast) Alles um den Fußball – für viele Mitarbeiter Anlass, bei der Arbeit auch mal kürzer zu treten. Bei Übertreibungen (Spontan-Urlaub oder Krankmeldung) hilft nur Konsequenz bis hin zur Abmahnung. Am besten fahren Sie aber, wenn Sie den Mitarbeitern, die auf Fußball stehen, nichts in den Weg stellen. Machen Sie aber jederzeit und unmissverständlich klar, dass nichts Wichtiges liegen bleiben darf.
Ressort-Geschäftsführer: Um die Zahlenakrobatik kommen Sie nicht herum
Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, werden Ressorts vergeben. Dabei werden Buchführung, Rechnungswesen, Steuern und Bilanz dem kaufmännischen Geschäftsführer übertragen. Auch wenn das so vereinbart ist, muss jeder ressortfremde Geschäftsführer sich von der ordnungsgemäßen Erledigung überzeugen und regelmäßige Kontrollen vornehmen (Steuerberatervertrag, regelmäßige Berichtspflicht des kaufmännischen Geschäftsführers – mindestens einmal jährlich im Zusammenhang mit der Erstellung des Jahresabschlusses). Die Geschäftsführer tragen insgesamt die Verantwortung für die Erstellung, Prüfung und Vorlage des Jahresabschlusses. Bei ihnen liegt die Entscheidung darüber,
- welcher Vorschlag zum Jahresabschluss den Gesellschaftern vorgelegt wird und
- wie einzelne Bilanzierungswahlrechte ausgeübt werden.
Für die Praxis: Alle Geschäftsführer müssen den Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Lagebericht) unterzeichnen. Ist der Geschäftsführer nicht von der ordnungsgemäßen Vorlage überzeugt, muss er sich weigern, den Jahresabschluss zu unterzeichnen. Die Verantwortlichkeit für die Erfüllung dieser Pflichten obliegen allen Geschäftsführern, diese kann nicht durch Gesellschaftsvertrag, Ressortverteilung oder Geschäftsordnung auf einen Geschäftsführer übertragen werden. Bei Zweifeln an der ordnungsgemäßen Erstellung des Jahresabschlusses hat sich jeder Geschäftsführer selbst um die ordnungsgemäße Erfüllung dieser Pflichten zu kümmern und gegebenenfalls sachverständige Dritte einzuschalten. Pflichtverletzungen können Schadensersatzansprüche auslösen und Grund zur Abberufung aus wichtigem Grund sein.
Checkliste: So erfüllen Sie Ihre Pflichten für die Buchführung und Bilanzierung der GmbH
| Darum geht es … | Das müssen Sie beachten |
| Wie ist die Ressortaufteilung geregelt? | Ist die Verantwortlichkeit aus §§ 41, 42a GmbHG dem kaufmännisch verantwortlichen Geschäftsführer eindeutig (Vertrag, Geschäftsordnung) zugewiesen? – wenn Nein: Es liegt keine echte Ressortdelegation vor, Sie sollten sich selbst um die Erledigung dieser Aufgaben kümmern. |
| Es besteht echte Ressortdelegation (klare Definition im Anstellungsvertrag, im Gesellschaftsvertrag, in einer Geschäftsordnung) | Regelmäßige Berichterstattung über das Rechnungswesen durch den kaufmännisch verantwortlichen Geschäftsführer an die anderen Geschäftsführer (Buchführung, Bilanzierung, Steuerangelegenheiten)Auch wenn keine berichtenswerten Besonderheiten vorliegen, lassen Sie dies regelmäßig im Geschäftsführungs-Protokoll vermerken („TOP ReWe“: Keine besonderen Sachverhalte und Vorkommnisse)Informieren Sie die Gesellschafter, dass Sie Anzeichen für eine nicht-ordnungsgemäße Erledigung der Verpflichtungen aus §§ 41, 42a GmbH-Gesetz haben. Werden Ihre Bedenken nicht ausgeräumt, schalten Sie – nach Rücksprache mit ihren GF-Kollegen – einen externen Sachverständigen ein und beauftragen Sie diesen mit der Prüfung der offenen Sachverhalte |
| Erstellung und Vorlage des Jahresabschluss | Lassen Sie sich vom kaufmännisch verantwortlichen Geschäftsführer/Abteilungsleiter den gesamten JA ausführlich erörternBei Prüfungspflicht: Warum wird welcher Prüfer vorgeschlagenLassen Sie sich zusätzlich den Jahresabschluss von Ihrem Steuerberater (Prüfer) erörternVergleichen Sie das Zahlenwerk unmittelbar mit den Vorjahres- und Planzahlen und lassen sich Abweichungen und ungeplante Veränderungen erläutern – positive wie negative
Gleichen Sie den Vorschlag über die Gewinnverwendung mit Ihren Ressortplänen ab |
Geschäftsführer-Firmenwagen: Finanzbehörden haben Fahrtenbuch im Visier
Wenn Sie Ihren Firmenwagen nur selten privat nutzen, fahren Sie steuerlich günstiger mit einem Fahrtenbuch. In der Regel ist das der Fall, wenn Sie jährlich weniger als 5.000 Km privat unterwegs sind. Je nach tatsächlicher Nutzung und je nach Fahrzeuggröße können Sie so jährlich bis zu einem vierstelligen Betrag einsparen.
Aber aufgepasst: Zur Zeit häufen sich die Zahl der Verfahren vor den Finanzgerichten um die „ordnungsgemäße Führung des Fahrtenbuches“. Das schafft zum einen Klarheit für den Steuerzahler. Auf der anderen Seite können Sie sicher sein, dass der Betriebsprüfer bei der nächsten Prüfung die Vorgaben der Finanzgerichte penibel einfordern werden. Wer ein Fahrtenbuch führt, sollte danach unbedingt beachten:
- Achten Sie darauf, dass sich aus den Daten des Fahrtenbuches keine Widersprüche ergeben (z. B. bei den Kilometerangaben, Kundenadressen, vgl. dazu Nr. 19/2012) und achten Sie auch – ganz aktuell – darauf,
- dass als Fahrziel nicht nur Ort und Straße allgemein angegeben werden, sondern dass das Ziel exakt benannt wird (Beispiel: Datum, Kunde: Fa. Manfred Frieder GmbH, Herr Frieder, 42558 Münchberg, Otto-Müller-Str. 15, Kilometer Anfang und Endstand, Zweck: Auftragsbesprechung X) – so laut BFH mit Urteil vom 1.3.2012, VI R 33/10.
Für die Praxis: Wer mit dem Fahrtenbuch Steuern sparen will, sollte die Vorgaben der Finanzbehörden also unbedingt exakt einhalten. Ihnen nützt es nichts, wenn Sie bei einer späteren Betriebsprüfung feststellen müssen, dass Sie den Steuervorteil über den gesamten Prüfungszeitraum verlieren und saftig nachzahlen müssen. Am besten ist es, wenn Sie einen amtlich anerkannten Fahrtenbuch-Vordruck verwenden, und diesen zeitnah führen – das ist eine reine Disziplinaufgabe.
Finanzamt muss Verlustverrechnung für stille Beteiligungen in Alt- und Übergangsfällen anerkennen
Das FA muss bei stillen Beteiligungen, die vor dem 21.11.2002 eingegangen wurden, die vormals geltenden Bestimmungen zur Verlustverrechnung berücksichtigen. In diesen Fällen kann der Verlust aus der stillen Beteiligung bis zur Höhe der Beteiligung phasengleich verrechnet werden (BFH, Urteil vom 27.3.2012, I R 62/08).
Für die Praxis: Der Gesetzgeber hatte zwar eine Übergangsregelung bei der Einschränkung der Verlustverrechnung (§ 52 Abs. 1 EStG 2002) vorgesehen. Die Finanzbehörden haben diese aber auch auf Altfälle angewendet. Der BFH stellt mit diesem Urteil klar, das die Einschränkungen für die Verlustverrechnung erst für Neuverträge gelten kann, die nach dem 21.11.2002 abgeschlossen wurden. Achten Sie also bei Altverträgen über eine stille Beteiligung darauf, dass der Steuerbescheid entsprechend nachgebessert wird.
Finanzbehörden scheitern mit Begrenzung der Pensionszusage bis zur gesetzlichen Höchstrente
Das Finanzamt bewertete die Zuführungen zur Pensionsrückstellung für einen Gesellschafter-Geschäftsführer als verdeckte Gewinnausschüttungen, soweit sie über dem Höchstbeitrag zur gesetzlichen Rentenversicherung lagen. Augenscheinlich wollte die Finanzverwaltung hier austaxieren, ob sie die Rechtslage zu ihren Gunsten ändern kann. Der Bundesfinanzhof (BFH) machte das aber nicht mit und lässt ausdrücklich auch höhere Pensionszusagen zum Steuerabzug zu (BFH, Beschluss vom 4.4.2012, I B 128/11).
Für die Praxis: Üblicherweise muss vom FA die Pensionszusage für den Gesellschafter-Geschäftsführer steuerlich anerkannt werden, wenn eine Versorgung von 60 % der letzten Aktivbezüge nicht überschritten wird.
Mit besten Grüßen Ihr
Lothar Volkelt
Dipl. Volkswirt, Herausgeber + Chefredakteur Volkelt-Brief
BISS … die Wirtschafts-Satire … > https://www.gmbh-gf.de/biss/herdpramie