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Volkelt-Briefe

GmbH-Finanzen: Einsparpotenzial „bargeldloses Unternehmen“

Ein Unter­neh­men mit 25 Geschäfts­rei­sen pro Monat kann nach Schät­zun­gen jähr­lich ca. 3.500 € an Ver­wal­tungs­kos­ten ein­spa­ren, wenn nicht mehr mit Bar­geld abge­rech­net wird. Das sind Kos­ten für die Bevor­ra­tung mit Bar­geld, für zusätz­li­che Ver­bu­chun­gen und Kon­trol­len. Dazu kom­men in der Regel Bar­zah­lun­gen für vie­le Klein­ein­käu­fe wie Büro­ma­te­ria­li­en, Werk­zeu­ge und klei­ne­re Dienst­leis­tun­gen. In vie­len Fir­men wer­den Son­der­zah­lun­gen noch in bar geleistet.…

Das Gegen­mit­tel heißt Fir­men­kre­dit­kar­te. Damit wer­den die betrieb­li­chen Kos­ten­strö­me zeit­nah, voll­stän­dig und trans­pa­rent erfasst. Zusätz­li­che Kon­trol­len von Geld­be­stän­den ent­fal­len. Es geht ohne Kas­se, Kas­sen­buch und täg­li­che Kas­sen­kon­trol­le nach dem Vier­au­gen­prin­zip. Das Spar­po­ten­zi­al in klei­ne­ren Fir­men liegt jähr­lich bei eini­gen Tau­send EURO. In Unter­neh­men mit inten­si­ver Geschäfts­rei­se-Tätig­keit (Ver­trieb im Außen­dienst, Mes­sen, Toch­ter­un­ter­neh­men oder Zweig­nie­der­las­sun­gen) kann das schon zu einer fünf­stel­li­gen Erspar­nis füh­ren. Wird die Fir­men­kre­dit­kar­te aus­schließ­lich zu betrieb­li­chen Zwe­cken genutzt, sind alle Kos­ten Betriebs­aus­ga­ben der GmbH. Wird die Kar­te auch für pri­va­te Ein­käu­fe genutzt, gilt das steu­er­lich als Sach­be­zug, der nur bis zur Frei­gren­ze von 60 EUR steu­er­frei bleibt (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG).

Im ers­ten Schritt zum bar­geld­lo­sen Unter­neh­men stat­ten Sie jeden Mit­ar­bei­ter, der mit „Geld“ zu tun hat oder haben soll, mit einer Fir­men­kre­dit­kar­te aus. Dazu soll­ten Sie kla­re Vor­ga­ben machen, wie die Mit­ar­bei­ter über die Fir­men­kre­dit­kar­te ver­fü­gen kön­nen. Das betrifft: Vor­ga­ben zur Pri­vat­nut­zung, zur Rück­zah­lung und Über­zie­hung, zur Ver­zin­sung bei der Über­zie­hung. Nicht feh­len darf auch der Hin­weis, dass der miss­bräuch­li­che Umgang mit der Fir­men­kre­dit­kar­te zur frist­lo­sen Kün­di­gung berech­tigt (vgl. zuletzt OLG Bran­den­burg, Urteil vom 20.2.2007, 6 U 22/06). ACHTUNG: Das gilt auch für Sie als Geschäfts­füh­rer. Sie soll­ten die betrieb­li­chen Richt­li­ni­en zur Nut­zung der Fir­men­kre­dit­kar­te beson­ders genau ein­hal­ten. Üblich ist eine Vor­ga­be zur Nut­zung im Geschäfts­füh­rer-Anstel­lungs­­­ver­­­trag, in den Arbeits­ver­trä­gen der berech­tig­ten Mit­ar­bei­ter und zusätz­lich in einer betrieb­li­chen Richtlinie.

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