Die Gesellschafterversammlung wird in der Regel durch den oder die Geschäftsführer einberufen (§ 49 Abs. 1 GmbHG). Wird die GmbH von mehreren Geschäftsführern geleitet, so hat jeder einzelne Geschäftsführer das Einberufungsrecht. Ist der Geschäftsführer bereits abberufen, aber noch im Handelsregister eingetragen, hat auch dieser noch das Recht, die Gesellschafterversammlung einzuberufen (analog § 121 AktG).
Die Gesellschafterversammlung kann auch durch Gesellschafter einberufen werden, die mindestens 10% der Geschäftsanteile halten, und deren Einberufungsverlangen durch die Geschäftsführung nicht entsprochen wurde (§ 50 Abs. 3 GmbHG). Diese Vorschrift bedeutet zugleich, dass auch jeder Gesellschafter, der mehr als 10% der Geschäftsanteile hält, die Gesellschafterversammlung einberufen kann, wenn die Geschäftsführer seiner Aufforderung nach Einberufung nicht nachkommen. Ist ein Beirat oder ein Aufsichtsrat vorhanden, dann ist dieser ebenfalls berechtigt, die Gesellschafter einzuberufen (§ 52 GmbHG). Im Gesellschaftsvertrag können auch andere Personen zur Einberufung berechtigt werden (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater).
Für eine ordnungsgemäße Einberufung der Gesellschafterversammlung gelten Formvorschriften (§ 51 GmbHG). Das sind: Es ist eine Frist einzuhalten (mindestens 1 Woche + Zustellung), Nennung von Zweck und Tagesordnung, Beschluss-Sachen.