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Anstellungsvertrag: 10 Fehler, die Ihnen nicht passieren dürfen

Das ärgerliche an fehlerhaften Vertragsgestaltungen ist: Wenn der „Vertragsfall“ eintritt, kann nichts mehr nachgebessert werden. Das gilt auch für den Geschäftsführer-Anstellungsvertrag. Planen Sie in 2018 z. B. den Verkauf Ihrer GmbH, sind Sie gut beraten, den bestehenden Anstellungsvertrag auf diesen Fall vorzubereiten. Aber es gibt noch viele andere Punkte, mit denen Sie Ihren Vertrag „optimieren“ können.

Dietmar G., Geschäftsführer mehrer Firmen, hat seine eigenen Erfahrungen gemacht. Er prüft alle seine Anstellungsverträge einmal im Jahr. Und das aus gutem Grunde: Zum einen will er sicherstellen, dass sein Vertragswerk die ständig neuen BMF-Vorgaben erfüllt. Er hat keine Lust, sich nachträglich Formfehler vorhalten zu lassen und Steuern nachzahlen zu müssen.

Aber schon das ist kaum zu machen. Monat für Monat müssen die Finanzgerichte über Klagebegehren von Geschäftsführern entscheiden, die sich gegen überzogene oder zweifelhafte  Steuer-Veranlagungen wehren. Auch jetzt gerade sind beim BFH wieder einige Verfahren dazu anhängig, z. B. zur privaten Pkw-Nutzung und zur Reisekostenregelung des GmbH-Geschäftsführers.

Daneben will G. auch sicherstellen, dass sein Vertragswerk immer „passt“ – also Alles in seinem Interesse und zu seinem Vorteil geregelt ist. Wurde im Laufe des Jahres in einem seiner Betriebe z. B. ein zusätzlicher Geschäftsführer eingestellt, muss die Vertretungsregelung geprüft werden. So ist es u. U. angeraten, statt der bisherigen Einzelvertretung zunächst eine gemischte Vertretungsregelung für den neuen Geschäftsführer einzurichten – bis der neue sich endgültig bewährt hat.

Ein anderer Fall ist der bevorstehende Verkauf der GmbH oder eines GmbH-Anteils. Was viele nicht wissen: Auch nach dem Verkauf ist der Anstellungsvertrag des Geschäftsführers für die GmbH bindend – jedenfalls solange, wie er nicht ausdrücklich von beiden Parteien einvernehmlich geändert oder beendet wurde. Wer verkaufen will, sollte seinen Vertrag also möglichst früh zu seinen Gunsten abändern und nicht erst dann in den Vertrag schauen, wenn bereits verhandelt wird

.Aber auch alle die Geschäftsführer die unbesehen einen Standard-Muster-Vertrag übernommen haben, sind mit einem Jahres-Check gut beraten. In den meisten Mustern fehlt das „Kleingedruckte“, das Ihren Vorteil im Ernstfall ausmacht.

Checkliste: 10 Punkte, mit denen Sie Ihren Anstellungsvertrag besser machen

Form-Fehler bei einer Änderung des Anstellungsvertrages
  • Vertragsänderungen müssen schriftlich vereinbart werden. Notwendig ist ein Gesellschafterbeschluss (Protokoll).
  • Achten Sie darauf, dass der richtige Vertragspartner unterschreibt. Das sind entweder alle Gesellschafter oder der ausgewiesene Vertreter der Gesellschafter-Versammlung der GmbH.
Umständliche Abrechnung
  • Es fehlt eine Vereinfachungs-Regel für die Spesenabrechnung: Als Gesellschafter-Geschäftsführer rechnen Sie entstehende Kosten über die Firmen-Kreditkarte ab. Umständlich ist das aber bei kleinen Beträgen, z. B. für Parkhausgebühren, Trinkgelder usw..   Einfacher ist es, wenn Sie sich von der GmbH monatlich einen Vorschuss für die Ihnen entstehenden Spesen auszahlen lassen. Lassen Sie sich mit der Gehaltsabrechnung zum Monatsende einen Vorschuss auszahlen (z. B. 500 €). Sammeln Sie Ihre Belege und rechnen den Vorschuss nur noch einmal zum Ende des Geschäfts­jahres ab. Formulierung: „Die GmbH zahlt dem Geschäftsführer monatlich einen Vorschuss für die ihm entstehenden Spesen/Reisekosten in Höhe von 500 €. Der Geschäftsführer legt der GmbH zum Abschluss des Geschäftsjahres eine Abrechnung über den Gesamtbetrag und sämtliche Einzelbelege vor.“
Fehler bei den Befugnissen nach „außen“
  • Vorteilhaft für den Geschäftsführer ist es, die Vertretungsbefugnis mit in den Anstellungsvertrag aufzunehmen. Ist die Vertretungsbefugnis Bestandteil des Anstellungsvertrages, ist eine Änderung der Vertretungsbefugnis nur als Änderungskündigung – also nur mit Ihrer Zustimmung – durchsetzbar.
Fehler bei den Befugnissen nach „innen“
  • Ist der Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte im Anstellungsvertrag vereinbart, kann er nicht von jedermann im HR eingesehen werden und nicht jede Änderung des Kataloges führt zu einer aufwendigen Änderung des Gesellschaftsvertrages.
  • Wird für den Fremd-Geschäftsführer der Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte von den Gesellschaftern über Nacht erweitert und damit stillschweigend die bisherige Kompetenz beschnitten, dann kann er sich dagegen wehren. In dieser Änderung liegt ein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung des Anstellungsvertrages, z. B. wenn damit in den Kernbereich der Befugnisse eingegriffen wird. Es entsteht ein Schadensersatzanspruch, den er mit einer Abfindung kompensieren kann.
Fehlerhafte  Kündigungs­vereinbarungen
  • Vorsicht bei folgender Vereinbarung: „Der Anstellungsvertrag ist jederzeit aus wichtigem Grund fristlos kündbar. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn … der Geschäftsführer aus der GmbH ausscheidet“. Scheidet der Geschäftsführer als Gesellschafter der GmbH aus (Veräußerung des GmbH-Anteils), so ist dies ein Grund für die fristlose Abberufung und Kündigung des Geschäftsführers. Wer plant, seinen GmbH-Anteil in nächster Zeit verkaufen, sollte eine solche Klausel unbedingt vorher ändern.
Fehler bei der Haftungs­freistellung
  • Ein rechtlicher Anspruch des Geschäftsführers auf Entlastung besteht nicht. Aus diesem Grund sollte der (Fremd-) Geschäftsführer darauf bestehen, dass im Anstellungsvertrag ein Anspruch des Geschäftsführers auf Entlastung vereinbart wird. Formulierung: „Die Gesellschaft ist verpflichtet, durch die Gesellschafter­versammlung jährlich, spätestens zum Zeitpunkt der Feststellung des Jahresabschlusses, einen Beschluss über eine Entlastung des Geschäftsführers für die vorangegangene Tätigkeit zu fassen“.
Fehler bei der Entgeltregelung
  • Es fehlt eine Regelung zum Anspruch auf regelmäßige Gehaltsanpassung. Formulierung: „Der Geschäftsführer hat Anspruch auf eine angemessene Gehaltserhöhung, soweit wesentliche Veränderungen der gegenwärtigen Gehaltsverhältnisse eintreten, insbesondere wenn das hier vereinbarte Gehalt in einem groben Missverhältnis zu den Gehältern und den Steigerungen der Gehälter der übrigen leitenden Angestellten steht“.
  • Sie wollen sicherstellen, dass Sie nach einem vorübergehenden Gehaltsverzicht Gehalt nachzahlen dürfen. Dazu muss eine schriftliche Vereinbarung – z. B. im Anstellungsvertrag – vorliegen. Die Vereinbarung muss tatsächlich durchgeführt werden. Es muss festgelegt werden, wann die wirtschaftliche Lage der GmbH als gebessert angesehen wird (Gewinn) und der Gehaltsanspruch wieder auflebt. Die Laufzeit der aufschiebend bedingten Verpflichtung muss angegeben werden (diese sollte nicht zu lang sein, ca. 5 Jahre). Es muss vereinbart werden, in welchem Umfang Gehalt nachgezahlt wird. Bei größeren Gehaltsnachzahlungen muss die Progressionswirkung berücksichtigt werden. D.h., es kann zu einer überproportionalen Streuerbelastung kommen. Für diesen Fall können Sie vereinbaren, dass die GmbH das nachzuzahlende Gehalt auf mehrere Jahre verteilt auszahlt.
  • Für den Gesellschafter-Geschäftsführer akzeptiert das Finanzamt in der Regel eine Entgeltfortzahlungsvereinbarung von 6 Monaten, maximal für ein Jahr. Das gilt auch für den Tantieme-Anspruch. Das muss aber auch so in der Tantieme-Vereinbarung stehen
Fehler bei einem geplanten Verkauf der GmbH
  • In einigen Jahren wollen Sie Ihre GmbH verkaufen. Alle Rechte und Pflichten, die Sie jetzt im GmbH-Gesellschaftsvertrag und in Ihrem Geschäftsführer-Anstellungs­vertrag vereinbaren, sind dann auch Gegenstand der Verkaufsverhandlungen. Wenn Sie sich „großzügige“ Rechte und Ansprüche einräumen, muss der potenzielle Käufer diese mitbezahlen. Vereinbaren Sie in Ihrem Anstellungsvertrag z. B., dass im Falle einer betriebsbedingten Kündigung oder einer Nicht-Verlängerung des Anstellungsvertrages eine Entschädigung an Sie gezahlt werden muss (z. B. pro geleistetem Arbeitsjahr in Höhe des zuletzt bezogenen monatlichen Gehalts).
Fehler in der Risiko-Vorsorge
  • Es fehlt eine Regelung für den Tod und Unfall: Das Risiko, durch einen Verkehrsunfall berufsunfähig zu werden, ist bei aktiven und engagierten Geschäftsführern und Führungskräften mit häufigen Dienstreisen besonders hoch. Jüngere Geschäftsführer, die noch keine nennenswerten Ansprüche aus einer Altersversorgung erreicht haben, können das finanzielle Risiko für sich und die Familie mit einer zusätzlichen Unfallversicherung deutlich reduzieren. Eine Unfallversicherung mit Abdeckung des dienstlichen Risikos bietet hier wichtigen Schutz. Achten Sie dabei auf die angemessene Höhe der Versicherungssummen. Faustregel: Deckungssumme bei Tod einmal Jahresgesamtbezüge, bei Invalidität zweimal Jahresgesamtbezüge.
Fehler im nachvertraglichen Wettbewerbs­verbot
  • Es fehlt eine Regelung zur Sicherung Ihrer nachvertraglichen Karenz-Ansprüche: Für den GmbH-Geschäftsführer gelten die Bestimmungen über das nachvertragliche Wettbewerbsverbot aus § 74 ff. HGB nicht. Für ihn kann ein Wettbewerbsverbot vereinbart werden, ohne dass dafür keine Ausgleichszahlung (Karenzentschädigung) gezahlt wird. Für den GmbH-Geschäftsführer ist das Wettbewerbsverbot trotzdem verbindlich und wirksam. Notwendige Formulierung: „Es gelten die Bestimmungen des HGB zum Wettbewerbsverbot gemäß §§ 74 ff.“
  • Eine GmbH, die mit ihrem Geschäftsführer ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart hat, kann auch noch nach Beendigung des Dienstverhältnisses auf das Wettbewerbsverbot verzichten, wobei auch die Verpflichtung der Gesellschaft zur Zahlung einer Karenzentschädigungentfällt (OLG Düsseldorf Urteil vom 22.8.1996; 6 U 150/95). Der Geschäftsführer kann dazu vereinbaren: „Die GmbH ist berechtigt, innerhalb einer Frist von 6 Monaten vor Vertragsbeendigung auf Einhaltung des nachvertraglichen Wettbewerbsverbots zu verzichten. Diese Frist gilt auch während der Dauer des Wettbewerbsverbotes“.

 

Volkelt Lothar Volkelt

Dipl. Volkswirt, Chefredakteur + Her­aus­ge­ber Volkelt-Briefe

 

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