Volkelt-Brief 15/2018 - Informationen für GmbH/UG Geschäftsführer/innen

Geschäftsführung: Was an der Bürokratie am meisten nervt + Konflikte in der GmbH: Vorbeugen und es besser machen (I) + Frau gesucht: Was tun, damit Sie nicht gegen das AGG verstoßen? + Digitales: DSGVO – Checkliste für den Geschäftsführer + Kleingedrucktes: Sie trennen sich per Aufhebungsvertrag von Ihrer GmbH + BGH aktuell: Haftstrafe gegen den Geschäftsführer einer kommunalen GmbH + Geschäftsführer privat: Keine Erleichterungen für die private ESt-Erklärung + Fußball-WM: Ankündigung einer Krankheit als Kündigungsgrund

BISS … die Wirtschaft-Satire

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Freiburg, 13. April 2018

Sehr Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

glaubt man den offiziellen Statistiken, sinkt die Belastung der Unternehmen zur Erfüllung ihrer statistischen Pflichten – immerhin einem nicht zu vernachlässigendem Teil bürokratischen Aufwands – seit Jahren. Das offizielle „Belastungsbarometer” weist für 2006 noch einen Indexwert von 124 Punkten aus. Im Jahr 2017 liegt der Index lediglich bei 89 Prozentpunkten – das entspricht einem Rückgang von fast 30 % in rund 10 Jahren. Spüren Sie das auch so?

Die meisten Kollegen beklagen dagegen ein stetes Ansteigen des organisatorischen und finanziellen Aufwands für die Verwaltung. Verwiesen sei zuletzt auf die Vorgaben zum Mindestlohn. Nicht weniger bürokratisch ist der Aufwand für Meldungen an die Mini-Job-Zentrale oder der Aufwand für die Beschäftigung von Nicht-EU-Bürgern, Flüchtlingen oder der Aufwand für die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland (vgl. dazu unten – Stichwort: Datenschutzbeauftragter). Und genau das ist der Punkt: In der Gesamtschau stellen alle Unternehmen – groß oder klein und branchenübergreifend – fest: Zeitlicher Aufwand und Kosten für die sog. Overhead-Funktionen steigen kontinuierlich. Ein Großteil der Pflichten lässt sich ohne Fach-Berater gar nicht mehr erledigen.

Laut Institut für Mittelstandsforschung (IFM) ist der Aufwand für die Erfüllung bürokratischer Pflichten umso höher je kleiner das Unternehmen ist. 2013 befragte das IFM die Unternehmen nach ihren Einschätzungen zur Bürokratiebelastung: 9 von 10 Unternehmen konstatierten, dass die Belastungen kontinuierlich gestiegen (61,4 %) bzw. stark gestiegen sind (26,6 %).

Konflikte in der GmbH: Vorbeugen und es besser machen (I)

In den letzten Wochen haben wir an dieser Stelle Hinweise zur Rechtslage und Tipps zur Lösung von Konflikten zwischen den Gesellschafter-Geschäftsführern von GmbHs ausgeführt. Nach unseren Erfahrungen sind GmbHs davon im Schnitt alle 2 Jahre betroffen: Von kleineren Meinungsverschiedenheiten bis hin zu rechtserheblichen Konflikten, die zum wirtschaftlichen Stillstand der GmbH führen. Wir haben auch zahlreiche Konfliktursachen und typische Auslöser aufgezeigt und für einige Fälle ganz konkrete Lösungen vorgeschlagen. In der Praxis wissen Sie aus eigener Erfahrung, dass jeder Konflikt ein Sonderfall ist und die beteiligten Personen reagieren ganz unterschiedlich. Dennoch sind Sie gut beraten, wenn Sie auf diesen Fall vorbereitet sind und das Instrumentarium zum Konfliktmanagement systematisch für sich und zum Wohle der GmbH einsetzen können. Deswegen an dieser Stelle nochmals die einzelnen Bausteine im Überblick:

Verständigen Sie sich auf eine gemeinsame Geschäftsordnung, in der die grundsätzlichen Regeln zur Zusammenarbeit und zum Konflikt-Management verbindlich vereinbart werden.
Für größere Mehrpersonengesellschaften kann vorsorglich ein schiedsgerichtliches Verfahren im Gesellschaftsvertrag vorgeschrieben werden.
Für die Zweipersonen-GmbH mit 2 zu 50 % beteiligten Gesellschafter-Geschäftsführern gelten Besonderheiten – danach ist der Beschluss über die (womöglich gegenseitige) Abberufung unwirksam, bis ein Gericht die Wirksamkeit feststellt. Will der abberufende Gesellschafter verhindern, dass der abberufene Geschäftsführer weiter für die GmbH handelt, muss er eine einstweilige Verfügung beantragen und dem Geschäftsführer bestimmte Handlungen untersagen.
Sind die Gesellschafter-Geschäftsführer nicht in der Lage, einen Konflikt konstruktiv zu lösen, sollten versierte externe Berater zur Konfliktbewältigung eingeschaltet werden (Steuerberater, Hausanwalt, Mediator).
Ist eine einvernehmliche Lösung nicht herzustellen, ist zu prüfen, welche Rechtsmittel in Frage kommen. Dazu gehört z. B. der Austritt aus der GmbH per Kündigung oder die Einforderung ausstehender Einlagen.
Der Ausschluss eines Gesellschafters aus der GmbH ist immer nur das letzte Mittel zur Konfliktlösung.

In der Praxis müssen Sie davon ausgehen, dass ein Ausschlussverfahren vor dem Landgericht bzw. den nächsten Instanzen langwierig, teuer und oft auch mit einem ungewissen Ausgang verbunden ist. Misslingt der Ausschluss, ist die Situation in der Regel noch verfahrener – auf Kosten der GmbH, also der laufenden Geschäfte. Lassen Sie sich also nicht vorschnell von einem Anwalt (z. B., wenn Sie diesen nicht bereits besser kennen) auf ein gerichtliches Verfahren festlegen.

Konflikte werden von den daran beteiligten Personen immer unterschiedlich wahrgenommen. Werden Dritte in die Konfliktlösung einbezogen, müssen Sie das berücksichtigen. Ihr Stand ist dann um so „stärker“, inwieweit Sie in der Lage sind, Ihre Position plausibel zu machen bzw. sachlich darzustellen. Dazu gehört: Dokumentieren Sie konflikthaltige Situationen und Prozesse von Anfang an schriftlich. Versuchen Sie die Dokumentation immer auch mit Belegen abzusichern (Geschäftsberichte, Protokolle, sonstige Aufzeichnungen, Zeugen).

Frau gesucht: Was tun, damit Sie nicht gegen das AGG verstoßen?

Ausnahmeweise – und zwar dann, wenn in Ihrem Betrieb überwiegend Männer beschäftigt sind und Sie mehr Ausgeglichenheit schaffen wollen – dürfen Sie das bereits in der Stellenausschreibung so formulieren – ohne gleich befürchten müssen, wegen Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) abgemahnt zu werden. Das Landesarbeitsgericht (LAG) Köln hielt die Formulierung „Frauen an die Macht” in der Stellenanzeige für zulässig (Urteil v. 18.5.2017, 7 Sa 913/16).

Wichtig: Stimmen Sie sich unbedingt vorher mit der Arbeitnehmervertretung ab – z. B. mit der gemeinsamen Zielsetzung, dass Sie zusammen mit der Arbeitnehmervertretung bewusst klassische Geschlechterrollenklischees (hier: Autoverkäufer) in Ihrem Unternehmen verändern wollen.

Digitales: DSGVO – Checkliste für den Geschäftsführer

Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt ab 25. Mai verbindlich für alle Unternehmen und für alle digitalen Projekte. Der IT-Experte Stefan Schwab (Schwab IT UG) empfiehlt aus Geschäftsführungs-Sicht, sich an den folgenden Checkpunkten zu orientieren und die dazu umgesetzten Lösungen der IT-Abteilung bzw. des externen IT-Beraters abzufragen. Hat Ihre GmbH weniger als 9 Mitarbeiter, sind Sie – anstelle des Datenschutzbeauftragten – als Geschäftsführer verantwortlich für die korrekte Umsetzung. Die Prüfpunkte im Einzelnen:

Zugangskontrolle (Alarmanlage, abschließbare Server-Schränke, Sicherheitsschlösser, Reinigungspersonal?)
Datenträgerkontrolle (Aufbewahren von Datenträgern, Standleitungen, VPN-Tunnel)
Weitergabe von Daten (anonymisierte oder pseudonymisierte Form)
Ordnungsgemäße Vernichtung von Datenträgern und Protokollierung der Vernichtung (DIN 32757)
Speicherkontrolle (Berechtigungen, Verwaltung der Rechte durch Systemadministratoren, Passwort-Richtlinie)
Übertragungskontrolle (Verschlüsselung, Dokumentation, Löschfristen)
Benutzerkontrolle (IT-Richtlinie, Kontrolle)
Zugriffskontrolle (Berechtigungen und Kontrollen)
Wiederherstellbarkeit (Festplattenspiegelung, Recovery-Konzept)
Zuverlässigkeit (Fehlermeldungen, Virenschutz)
Datenintegrität (Dokumentation, Löschen)
Verfügbarkeitskontrolle (Notfallplan, Feuer, Wasser, externe Datensicherung)

Für GmbHs mit weniger als 9 Mitarbeitern, die sensible Kundendaten verarbeiten (Fachjargon: Datenschutz-Folgeabschätzung) ist der Datenschutzbeauftragte Pflicht. Das ist bei allen Daten der Fall, bei denen ein hohes Risiko für die Betroffenen besteht, etwa bei Daten zu ihrer ethnischen Herkunft, sexuellen Orientierung, Gesundheit oder zur politischen Einstellung. Ein sog. Verarbeitungsverzeichnis ist darüber hinaus Pflicht für alle (Art. 30 der DSGVO).

Kleingedrucktes: Sie trennen sich per Aufhebungsvertrag von Ihrer GmbH

Auch und gerade in Aufhebungsverträgen entscheidet im Zweifel das „Kleingedruckte“. Beispiel: Der Geschäftsführer einer GmbH hatte mit seinem „Arbeitgeber“ im Aufhebungsvertrag vereinbart „dass alle bekannten und unbekannten Ansprüche aus dem Rechtsverhältnis“ ausgeglichen werden. Nachträglich stellte die GmbH aber fest, dass ein Arbeitgeberdarlehen an den Geschäftsführer noch nicht beglichen war und klagte dies ein. Der Geschäftsführer ging dagegen davon aus, dass mit dieser Formulierung die Forderungen aus dem Arbeitgeberdarlehen im Aufhebungsvertrag bereits berücksichtigt sind. Vor Gericht bekam der ausgeschiedene Geschäftsführer Recht (OLG Düsseldorf, 3 U 11/97). Er musste das Darlehen nicht zurückzahlen. Wichtig ist:

Für den ausscheidenden Geschäftsführer: Im oben genannten Fall entschied das Gericht zugunsten des ausscheidenden Geschäftsführers. Umgekehrt müssen Sie natürlich darauf achten, dass Sie nicht vorschnell und unbeabsichtigt auf zusätzliche Ansprüche gegenüber der GmbH verzichten, indem Sie die oben gewählte Formulierung unterschreiben. Hier sind zu prüfen: Darlehen des Geschäftsführers an die GmbH, Bürgschaften, die Sie für die GmbH übernommen haben, sonstige Verpflichtungen.
Für sie Gesellschafter der GmbH: Bevor Sie für die GmbH einen Aufhebungsvertrag abschließen, sollten Sie sich einen Überblick über alle bestehenden vertraglichen Beziehungen mit dem Arbeitnehmer bzw. einem ausscheidenden Geschäftsführer verschaffen (Anstellungsvertrag, Nebenabreden, Personalakte, Darlehensverträge, Zusatzvereinbarungen, betriebliche Versicherungen, Pensionszusagen usw.). Nur wenn Sie sicher sind, dass alle vertraglichen Verpflichtungen bekannt sind, darf der Ausgleichsanspruch so umfassend vereinbart werden wie in der oben gewählten Formulierung.

Goodwill in Vertragsangelegenheiten ist ein schlechter Berater. Auch ohne misstrauisch zu sein, sollten Sie davon ausgehen, dass der vom Anwalt der Gegenseite erstellte Vertrag deren Rechte „optimiert”. Das ist legitim und zulässig. Sie sind also besser beraten, wenn Sie den Vertragsentwurf vom Spezialisten beurteilen lassen – auch wenn das kostet und eigentlich selbstverständlich sein sollte, werden hier – aus welchen Gründen auch immer – von vielen Kollegen immer noch Fehler gemacht. Das sollte Ihnen auf keinen Fall passieren.

BGH aktuell: Haftstrafe gegen den Geschäftsführer einer kommunalen GmbH

Der Geschäftsführer gab Insider-Informationen über geplante Grundstückskäufe an einen Makler weiter, der dafür sorgte, dass die Preise anstiegen, so dass der kommunalen Bau-GmbH erhebliche Mehrkosten entstanden (z. B. für das Bauprojekt Düsseldorfer Justizzentrum). Dafür kassierte er Provisionen. Wegen Bestechlichkeit und Untreue wurde er vom Landgericht zu einer Freiheitsstrafe von insgesamt sieben Jahren und sechs Monaten verurteilt. Der BGH bestätigte jetzt das Strafmaß (BGH, Beschluss v. 20.3.2018, 1 StR 401/17).

Zu dem hohen Strafmaß kam es, weil dem Geschäftsführer neben den oben beschriebenen Verfehlungen noch zahlreiche andere Versuche nachgewiesen werden konnten, bei denen der Geschäftsführer Insider-Informationen zu seinen Gunsten bzw. zugunsten seiner Mittäter eingesetzt hatte. Fazit: In der Regel bleibt es bei solchen Verfehlungen leider nie bei einem Ausrutscher – die Versuchung stellt sich mit jedem neuen Projekt. Damit steigt die Auffallens-Wahrscheinlichkeit – zumal es in komplexen Organisationen immer viele Mitarbeiter gibt, die die Abläufe kennen, beurteilen können und Manipulationen in den Prozessen durchschauen. Fazit: Auf keinen Fall zur Nachahmung empfohlen

Geschäftsführer privat: Keine Erleichterungen für die private ESt-Erklärung

Die von den Bundesländern Hessen, Bremen, Rheinland-Pfalz und Schleswig Holstein eingebrachten Gesetzentwürfe zur Vereinfachung der steuerlichen Anerkennung des häuslichen Arbeitszimmers, zur Erhöhung des Arbeitnehmer-Pauschbetrages, zur Vereinfachung der Anerkennung von Handwerkerleistungen (Sockelbetrag: 300 EUR) und von Pflegekosten wurden kurzfristig von Tagesordnung des Bundesrats abgesetzt und auf unbekannte Zeit vertagt. Im Koalitionsvertrag gibt es keine entsprechenden Absprachen für die oben genannten steuerliche Erleichterungen für Privatpersonen (Quelle: Bundesrat, Beschluss vom 23.3.2018).

Fußball-WM: Ankündigung einer Krankheit als Kündigungsgrund

Selbst wenn einer Ihrer Mitarbeiter später (z. B. zu einem bestimmten Termin um die Fußball-WM in Russland) tatsächlich vom Arzt attestiert krank geschrieben ist, dürfen Sie diesen Mitarbeiter kündigen, wenn dieser zuvor angekündigt hat, zu einem bestimmten Termin zu fehlen. Eine solche Ankündigung genügt als wichtiger Grund für eine außerordentliche und damit fristlose Kündigung (OLG Hamm, Urteil v. 14.8.2015, 10 Sa 156/15).

Begründung: Es handelt sich um einen Missbrauch des Arbeitnehmer auf sein Recht auf Entgeltfortzahlung. Soweit zu Ihren rechtlichen Möglichkeiten im Extremfall. Wir empfehlen, sich mit den Mitarbeitern zu arrangieren und bereits im Vorfeld abzuklären, welche Mitarbeiter Fußball-affin berücksichtigt werden wollen und wie Vertretungen organisiert werden können. Termin für die Russland-WM: Eröffnungsspiel ist am 14.6. (Freitag), 17 Uhr. Das erste deutsche Spiel findet statt am 17.6 (Sonntag), 17 Uhr (Mexiko), das Finale wird am 15.7 um 17 Uhr gespielt.

Eine informative Lektüre wünscht

Lothar Volkelt

Herausgeber + Chefredakteur

Geschäftsführer-Fachinformationsdienst