Themen heute: Geschäftsführer-Firmenwagen: Je nach Situation müssen Sie jetzt umstellen – sonst wird es teuer + Geschäftsführer im Konzern: Schwierige Zeiten + Fit für 2014: GmbH-Schnell-Checkliste 2014 + Kleingedrucktes: Der Geschäftsführer meldet eine Satzungsänderung an + Haftung: Prüfsiegel schützt nicht vor Geschäftsführer-Haftung für Bilanz + Steuerrecht: Cash-GmbH – noch gibt es Schlupflöcher+ BISS …
Freiburg, 13.12.2013
Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,
die Abgrenzung von geschäftlicher und privater Nutzung des Geschäftsführer-Firmenwagens ist fester Bestandteil jeder GmbH-Betriebsprüfung und der Lohnsteuer-Sonderprüfung. Meist kommt es zu saftigen Steuernachzahlungen. Denn die nachträgliche Besteuerung nach der 1 % – Methode ist teuer. Beispiel: Kostet der Firmenwagen in der Anschaffung 60.000 € müssen Sie Monat für Monat für 600 € zusätzlich Lohnsteuer zahlen. Bei einem Steuersatz von 35 % sind das im Jahr rund 2.500 €. Jetzt hat der Bundesfinanzhof (BFH) erneut eine unsaubere, aber bisher von den Finanzgerichten unbeanstandete Argumentation gekippt. Konkret fordert der BFH: „Das Finanzamt darf nicht einfach verlangen, dass die GmbH das private Nutzungsverbot regelmäßig kontrolliert und wenn das nicht der Fall ist, daraus automatisch schließen, dass der Firmenwagen privat genutzt wird“ (BFH, Urteil vom 8.8.2013, VI R 71/12).
In der Praxis führt das z. B. dazu, dass das Finanzamt verlangte, dass der Hausmeister der GmbH Protokoll darüber führen musste, ob der Geschäftsführer den Firmenwagen am Wochenende tatsächlich auf dem Firmengrundstück geparkt hat (und damit eine private Nutzung übers Wochenende tatsächlich ausgeschlossen werden konnte). Der Anscheinsbeweis für die private Nutzung – das lässt sich aus dem Urteil folgern – darf danach nicht einfach aus der Schreibtisch-Perspektive geführt werden. Das Finanzamt muss Vereinbarungen im Anstellungsvertrag und Beschlüsse der Gesellschafter-Versammlung zum privaten Nutzungsverbot des Firmenwagens solange anerkennen bis es konkrete Hinweise auf eine tatsächliche private Nutzung gibt.
Weiterführend: Steuerbefreiung nur noch mit Fahrtenbuch
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Eine gute Entscheidung des BFH. Gerade in Sachen Firmenwagen versuchen die Finanzämter immer wieder, noch strengere Beweispflichten gegen den Geschäftsführer durchzusetzen. Es geht darum möglichst flächendeckend nach der für die Finanzbehörden günstigen 1 % ‑Methode zu versteuern. Wichtig: Wer nicht nach der (teuren) 1 % Methode versteuern will, muss auf jeden Fall ein Fahrtenbuch führen (vgl. zuletzt Nr. 31 + 36/2013). Wenn Sie bis jetzt noch kein Fahrtenbuch führen, sollten Sie das spätestens ab 1.1.2014 ändern.
Geschäftsführer im Konzern: Schwierige Zeiten
Auf den aktuellen Seiten des Bundesjustizministeriums datiert die letzte Meldung zum Konzernrecht vom 28.8.2013. Fakt ist, dass seit dem Sommer Stillstand in der Gesetzgebung herrscht. Und das gerade zu einem Thema, das für die deutsche Wirtschaft immer wichtiger wird. Es geht um Konzerne und verbundene Unternehmen – also um Unternehmensstrukturen, die auch im Mittelstand immer verbreiteter sind. Das betrifft zum Beispiel auch alle Unternehmen, .. die Produktion, Vertrieb und andere Organisationseinheiten (im In- und Ausland) ausgegliedert haben und/oder über Tochtergesellschaften abwickeln. Im Koalitionsvertrag gibt es jedenfalls keine konkreten Vorgaben dazu und viele Experten gehen davon aus, dass das Thema die nächsten 4 Jahre liegen bleibt.
Konkret bedeutet das:
- Ausgesetzt ist das vereinfachte Insolvenzverfahren für Konzerngesellschaften, das auch für die Fälle Klarheit schafft, dass nur ein Teil des Konzerns betroffen ist. Folge: Das gesamte Unternehmen wird in die Insolvenz einbezogen mit den entsprechenden nachteiligen Folgen für die gesunden Konzernteile.
- Zusätzliche Hürden wird es für Betriebsstätten geben. Hier hat die Finanzverwaltung die sog. Betriebsstättengewinnaufteilungsverordnung auf den Weg gebracht (vgl. Nr. 35/2013). Das bedeutet in der Praxis neue Aufzeichnungspflichten.
- Auf der Strecke geblieben ist die Vereinfachung der länderübergreifenden Konzern-Besteuerung (z. B. bei der umsatzsteuerlichen Organschaft). Auch hier ist in den nächsten 4 Jahren nicht mit einer Vereinfachung oder zu der angekündigten großen Organschaftsreform zu rechnen.
Hinzuweisen ist an dieser Stelle darauf, dass die Umstrukturierung von Konzernen und verbundenen Unternehmen nach der Reform des Umwandlungs- und des Umwandlungssteuer-Gesetzes (Stand: 2006, letzte Änderung 2013) erheblich vereinfacht wurde und auch für zahlreiche Übertragungsfälle von Immobilien und Grundstücken bei richtiger Gestaltung keine Grunderwerbsteuer mehr erhoben wird.
Fit für 2014: GmbH-Schnell-Checkliste
Viele Geschäftsführer nutzen die Feiertage dazu, die Eckdaten des neuen Geschäftsjahres festzulegen und die Jahrestermin-Planung anzugehen. Hier die wichtigsten Rahmendaten für die Unternehmensplanung 2014: …
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Planung |
Führen Sie die Teilpläne (Finanzen, Kosten, Umsatz, Personal, Marketing) zusammen. Prüfen Sie anhand der Planung 2013/2014: Ist der zentrale Unternehmensplan vollständig und realistisch? Händigen Sie die zentrale Planung den verantwortlichen Mitarbeitern aus. |
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Marketing |
Prüfen Sie anhand des Soll-Ist-Vergleichs aus der laufenden Planungsperiode: Welche Marketing-Maßnahmen waren wenig erfolgreich und müssen durch innovative Marketing-Aktionen ersetzt werden? Sind CI, CD, Werbemittel und Prospekte noch aktuell? Können Sie mit Marketing-Kooperationen einsparen? Nutzen Sie kostengünstige PR-Maßnahmen. Weiterführend: Excel-Tabelle: Jahres-Planung Marketing |
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Führung
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Konnten in 2013 nicht alle Personalgespräche durchgeführt werden, sollte das bis Ende Januar nachgeholt werden. Das betrifft alle Mitarbeiter mit Schlüsselfunktionen und Personalverantwortung. Prüfen Sie, ob solche Gespräche mit Zielvereinbarungen auch in den Abteilungen/Projekten durchgeführt wurden. |
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Personal |
Veranlassen Sie den Abbau von Arbeitszeitkonten. Prüfen Sie: Können Teile ausgegliedert werden? Können Sie Prozesse Personal sparend umorganisieren? Planen Sie die Personalbeschaffung (Messeteilnahme, Hochschul-Kooperationen, Internet-Ausschreibungen). Prüfen Sie Ihre Vergütungssysteme und alle Regelungen zum Arbeitsplatz (Internet-Nutzung, Vorgaben zum Umgang mit betrieblichem Eigentum). Ermitteln Sie den Weiterbildungsbedarf (Auswahl und Timing der Maßnahmen/ Veranstaltungen). Das gilt auch für den Geschäftsführer selbst (Branchen-Know-how, neue Märkte, Führungs-Know-how). |
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Urlaub |
Bis Ende Januar sollte die Urlaubsplanung 2014 für das gesamte Unternehmen abgeschlossen sein. Geschäftsführer, die ihren Urlaub in 2013 nicht antreten konnten, haben Anspruch auf Urlaubsabgeltung. Besteht kein Anspruch laut Anstellungsvertrag, sollten Sie die Auszahlung (ab 1.4.2014) erst nach Rücksprache mit dem Steuerberater veranlassen. |
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Steuer |
Für GmbH wird sich in 2014 in der Besteuerung nichts grundlegend ändern. Prüfen Sie: Wie viel Gewinn aus 2013 soll in die Rücklagen? Wie viel Gewinn soll an die Gesellschafter ausgeschüttet werden? Wollen Sie Ihr Gehalt für 2014 erhöhen (Gesellschafterbeschluss noch im Dezember)? |
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Termine |
Festlegung der Termine für Aufstellung und Beschluss des Jahresabschlusses 2013; Erstellung und Abgabe der Steuererklärungen 2013; Beschluss der Gesellschafterversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses 2013 (Ziel: 45. KW 2014); Beschluss über die Gewinnverwendung. |
Kleingedrucktes: Der Geschäftsführer meldet eine Satzungsänderung
In vielen GmbHs nutzen die Gesellschafter die jährlichen Beschlussfassungen zum Jahresende (Feststellung des Jahresabschlusses, Änderung des Geschäftsführer-Anstellungsvertrages) auch dazu, überfällige Anpassungen und Änderungen des GmbH-Gesellschaftsvertrages (auch: Änderung der Satzung) zu beschließen. Zum Beispiel die … Umwandlung von Gewinnrücklagen in Stammkapital (Kapitalerhöhung) oder die Teilung von Geschäftsanteilen nach einem Erbfall (z. B. um das Gewinnbezugsrecht periodisch genau abzugrenzen).
Die Rechtslage: Im Außenverhältnis wird die Änderung des GmbH-Vertrages erst nach Beurkundung und Eintragung ins Handelsregister wirksam (so Lutter/Hommelhoff, Kommentar zum GmbH-Gesetz zu § 54 GmbH-Gesetz Randziffer 12). Im Innenverhältnis sind die Gesellschafter und die Organe (Geschäftsführer) an den Änderungsbeschluss auch schon vor Eintragunggebunden. Die Gesellschafter können in der Zeit bis zur Eintragung aber mit einfacher Mehrheit entscheiden, wie das gehandhabt werden soll (Lutter/Hommelhoff, a.a.O. zu § 54 Rz. 14).
Als Geschäftsführer sind Sie gut beraten, wenn Sie bei einer Änderung des GmbH-Vertrages nichts dem Zufall überlassen. Die Gesellschafter sind zuständig für die ordnungsgemäße Beschlussfassung und diese müssen auch die notarielle Beurkundung veranlassen. Der Notar wird den Beschluss dem Registergericht zur Eintragung vorlegen. Ihre Aufgabe ist es, zu kontrollieren, ob der beurkundende Notar den Beschluss umgehend zur Eintragung an das Registergericht weitergeleitet hat. Prüfen Sie den Eintragungstext auch nochmals auf Richtigkeit. Fehleinträge oder ungewollte Fehler fallen in der Regel meist erst Jahre später auf – und zwar meistens dann, wenn es überhaupt nicht passt. So ist die falsche Teilung eines Gesellschaftsanteils zwischen den Erben nachträglich aufwendig und führt zu unnötigen Konflikten zwischen den Beteiligten.
Geschäftsführer-Haftung: Prüfsiegel schützt Sie nicht
Enthält die Bilanz der GmbH trotz Prüfung gefälschte Angaben (hier: Bestände im Warenwirtschaftssytem) ist alleine der Geschäftsführer der GmbH .. strafrechtlich verantwortlich. Der mit der Prüfung beauftragte Wirtschaftsprüfer wird nur dann mit in die Haftung bzw. strafrechtliche Verantwortung einbezogen, wenn er seine Pflichten grob fahrlässig verletzt hat (OLG Saarbrücken, Urteil vom 18.7.2013, 4 U 278/11).
Im Urteilsfall hatte der Prüfer die Angaben aus dem Warenwirtschaftssystem wie von der Geschäftsführung vorgelegt übernommen. So wie in den Vorjahren auch – nur dass es zuvor keine Beanstandungen gab und die Geschäftsführung die tatsächlichen Zahlen auf den Tisch gelegt hat. Diese Nachlässigkeit des Prüfers ist aber laut Gericht allenfalls als „Fahrlässigkeit“, nicht aber als grobe Fahrlässigkeit zu werten.
Cash-GmbH – noch gibt es Schlupflöcher
Per Erlass haben sich die Finanzminister darauf verständigt, wie Cash-GmbHs nach dem Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz behandelt werden. Danach wird .. von einer Besteuerung von schädlichen Vermögenswerten (Guthaben, Forderungen) abgesehen, wenn diese innerhalb der Frist von 6 Monaten reinvestiert werden. Diese und andere Sondertatbestände werden in diesem Erlass geregelt (z- B. NRW FinMin. vom 10.10.2013 – S 3812b – 10 – V a 6, BStBl. I 2013,1272 ff.).
Auch Konzernfinanzierungsgesellschaften werden danach als Cash-GmbHs behandelt, wenn ein in der GmbH daneben stehender Geschäftsbetrieb von nicht untergeordneter Bedeutung betrieben wird. Steht ein Erbschafts- oder Schenkungsfall einer GmbH an, die größeres Verwaltungsvermögen bilanziert (Guthaben, Forderungen, Finanzmittel, Rücklagen), sollten Sie vorab mit dem Steuerberater prüfen, ob die steuerlichen Voraussetzungen für die Annahme einer Cash-GmbH gegeben sind.