Volkelt-Brief 26/2018 - Informationen für GmbH/UG Geschäftsführer/innen

Handel/Zölle: Von den Vorboten zur echten Krise + GmbH-Gestaltungen: Wie Sie „Sonderregelungen“ für sich nutzen können + Digitales: Die Dienstleistungs-Branche gibt den Takt vor + Geschäftsführer-Urlaub: Gute Vorbereitung schützt vor Pannen + GmbH/Steuern: Geschäftsführer-Haftung in Eigenverwaltung + Geschäftsführer-Firmenwagen: Lamboghini Aventator nur ausnahmsweise + Kleine GmbH/UG müssen den Jahresabschluss 2017 erstellen + Betriebsprüfung/FA: Neue Vorgaben für FA-Nachzahlungszinsen + Interessant: Technische Sicherheitsstandards für elektronische Kassensysteme

BISS … die Wirtschaft-Satire

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Freiburg, 29. Juni 2018

Sehr Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

langsam – so teilen es unterdessen viele Kollegen – wird es mulmig. Die USA machen ernst und nehmen keine Rücksichten mehr auf internationale Handelsgepflogenheiten. Auch chinesische und japanische Produkte stehen jetzt auf der Index-Liste – zuletzt verhängte die USA zusätzliche Zölle auf 1102 chinesische Produkte. Umgekehrt werden die Chinesen zusätzliche Zölle in Höhe von 50 Mrd. Dollar gegen amerikanische Einfuhren verhängen. Das sind nicht mehr die Vorboten eines Handelskrieges – um es martialisch zu sagen. Das ist bereits ein fortgeschrittenes Stadium.

Kein Wunder, dass sich viele (deutsche) Unternehmer ernsthafte Sorgen um die Stabilität des Weltwirtschaftssystems machen. Ein Ausweg aus diesem Dilemma ist nicht abzusehen. Im Gegenteil: Alle beteiligten und verantwortlichen Regierungen und Institutionen verharren bewegungslos vor Trumps amerika-first Politik. Und ganz ehrlich: Ökonomen und Wirtschaftssachverstand kennen keine Lösung für eine solche Situation. Die Geschichte belegt, dass Handelskriege immer auch Vorboten von größeren gesellschaftlichen Disrupitonen sind. Aber Bange machen gilt nicht. Unternehmer tun gut daran, einen Plan B in der Tasche zu haben. Was geht, wenn die Aufträge zurückgehen? Wie viel Umsatz-Minus können Sie wegstecken? Bei welchen Projekten/Aktivitäten können Sie schnell reagieren?

Wie gesagt – die meisten Kollegen sind hoch-sensibilisiert. Bislang läuft die Wirtschaft – auch das US-Geschäft – weitgehend unbehelligt. Aber die Zoll-Mühlen mahlen langsam – bis der Preiseffekt auf den Märkten ankommt, kann es schnell ein Jahr und mehr dauern. Unbestritten ist jedoch, dass der Preiseffekt in der Regel zieht – mit Wirkung auf die Absatzmenge.

GmbH-Gestaltungen: Wie Sie „Sonderregelungen“ für sich nutzen können

Bevor Sie neue Gesellschafter (Erben, Investoren) in die GmbH aufnehmen, sollte das immer auch ein Grund sein, den Gesellschaftsvertrag zu überprüfen. Stimmen die Regelungen noch für die neue Konstellation? Können Sie Ihre Stellung noch vor Aufnahme der neuen Gesellschafter zu Ihren Gunsten verändern? Das macht immer dann Sinn, wenn es Ihnen aufgrund der Mehrheitsverhältnisse in der GmbH noch möglich ist, Änderungen des Gesellschaftsvertrags zu beschließen, eventuell auch zusammen mit den anderen Gesellschaftern – sofern die Interessenlage identisch ist.

Die Rechtslage: Solange Sie bei den gesonderten Vereinbarungen nicht gegen Bestimmungen des GmbH-Gesetzes bzw. der ursprünglichen Vereinbarungen im Gesellschaftsvertrag verstoßen, ist Vieles möglich. Hier einige Möglichkeiten, mit denen Sie Ihre Position in der GmbH stärken können:

Verpflichtung zur Mitarbeit in der GmbH: Ist im Gesellschaftsvertrag Ihrer GmbH erst einmal vereinbart, „dass der Gesellschafter zur Mitarbeit verpflichtet ist“, hat das Konsequenzen: Ist er – aus welchen Gründen auch immer – nicht mehr in der Lage mitzuarbeiten, ist der Gesellschafter seinen GmbH-Anteil los. Es sei denn, die übrigen Gesellschafter lassen sich darauf ein, die Vorgabe im Gesellschaftsvertrag abzuändern. Oder die Vorgabe wird einfach nicht umgesetzt. Dann bleibt der Gesellschafter so lange Gesellschafter wie er in der Gesellschafterliste geführt ist. Eine solche Klausel wirkt natürlich auch im Erbfall. Ist abzusehen, dass Ihr Nachfolger nicht in der GmbH tätig sein kann oder will, ist zu prüfen, ob Sie Ihre(n) Mit-Gesellschafter für eine Änderung der Mitarbeits-Klausel gewinnen können. Die Verpflichtung zur Mitarbeit in der GmbH ist immer dann ein gutes Gestaltungsmittel, wenn „Know How“ eingebunden werden soll. Also in den Branchen, in denen das Geschäftsmodell und die Weiterentwicklung des Geschäftsmodells stark vom Know-How der Gesellschafter-Geschäftsführer abhängig ist. Zum Nachteil wird die Regelung allerdings, wenn Ihr Mit-Gesellschafter an die Konkurrenz verkauft, Sie zurückbleiben und weiter zur Mitarbeit mit den neuen Herren im Hause verpflichtet sind. Vorkehrung: Soll Verpflichtung zur Mitarbeit in der GmbH vereinbart werden, sollte umgekehrt auch ein Vorkaufsrecht für die verbleibenden Gesellschafter im Gesellschaftsvertrag der GmbH vereinbart werden.
Vorkaufsrecht: Wird ein Vorkaufsrecht vereinbart, ist der ausscheidende Gesellschafter dann nicht mehr in der Lage, über seinen Geschäftsanteil frei zu verfügen. Macht einer der verbleibenden Gesellschafter von seinem Vorkaufsrecht Gebrauch, besteht ein Anspruch auf Übertragung des GmbH-Anteils. Voraussetzung: Kaufpreis ist angemessen. So ist z. B. eine Vereinbarung, wonach der Anteil zum Buchwert übertragen werden muss, nicht zulässig. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie eine Übertragung nach dem vereinfachten Ertragswertverfahren vereinbaren. Aber auch andere Verfahren sind möglich – so wird etwa bei einer Bewertung nach Due Dilligence die gesamte Leistungsfähigkeit der GmbH bewertet. Auch im eigenen Interesse ist es hier hilfreich, wenn Sie ein Verfahren bestimmen, dass einen echten Interessenausgleich zwischen dem ausscheidenden Gesellschafter und den verbleibenden Gesellschaftern bedeutet. Die entsprechende Änderung des Gesellschaftsvertrages ist mit 3/4‑Beschlussmehrheit möglich (§ 53 GmbH-Gesetz).
Abweichender Gewinnanspruch: Üblichweise haben alle Gesellschafter den gleichen Gewinnanspruch. Der richtet sich nach der Höhe der Beteiligung. Zulässig ist es aber, den Gewinnanspruch anders zu regeln. Wenn Sie dazu den Gesellschaftsvertrag abändern wollen, brauchen Sie einen Beschluss mit 75% der Stimmen. Möglich ist auch eine Vereinbarung, wonach ein Teil des Gewinns in eine Gewinnrücklage eingestellt wird. Z. B., um zu verhindern, dass der GmbH mehr Mittel entzogen werden als für Innovationen und Wettbewerbsfähigkeit notwendig sind.

Beispiel: Der neue Gesellschafter ist ein ausgesuchter IT-Spezialist, der aber nur bereit ist, in der GmbH mitzuwirken, wenn er einen „angemessenen” Gewinnanspruch erhält. Der höhere Gewinnanspruch ist dann der Preis, den Sie dafür bezahlen, dass der IT-Spezialist nicht bei der Konkurrenz tätig wird.

Kommt ein neuer Gesellschafter hinzu, sollten Sie das auch zum Anlass nehmen, Ihren Anstellungsvertrag prüfen. Viele Allein-Gesellschafter-Geschäftsführer haben so z. B. keine Regelung zum Ausscheiden aus der GmbH (Abfindung) oder zu einem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot gegen Anspruch auf Zahlung einer Karenzentschädigung. Hier lohnt es, nachzuarbeiten und den Vertrag entsprechend zu korrigieren.

Digitales: Die Dienstleistungs-Branche gibt den Takt vor

Für viele Dienstleister (SAP, Siemens, Xerox u.v.a.) war das Service- und Wartungsgeschäft seit Jahrzehnten mehr als ein luktratives Zusatzgeschäft. Ohne großen Aufwand konnte man so im Abo-Geschäft gute und begründete Umsätze machen, sich mit guten Service-Leistungen als dauerhafter Geschäftspartner profilieren und Umsätze generieren, die ohne großen logistischen Aufwand zu erbringen waren. In Zeiten der Digitalisierung hat sich hier bereits Einiges geändert und zahlreiche Geschäftsmodelle müssen überarbeitet werden.

Hintergrund: Fernwartung a la teamviewer u. Ä., die Verwendung von sich selbst kontrollierender Software und künstliche Intelligenz. Flächendeckender Vorreiter dieser Entwicklung ist das amerikanische StartUp Uptake (unicorn Bewertung: 2,3 Mrd. US-Dollar). Mithilfe von Datenauswertung, künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen werden – markenunabhängig – die Maschinen von Industrieunternehmen besser vernetzt. Ziel ist es, durch vorausschauende Wartung weniger Ausfälle und ein insgesamt produktiveren Einsatz zu erzielen. Geschätztes Marktvolumen: 300 Mrd. US-Dollar. Laut Siemens laufen derzeit erst 3 % aller Maschinen, die weltweit im Einsatz sind, in einem Datenverbund, mit dem eine intelligente Steuerung und Wartung gewährleistet werden kann. Hier gibt es also noch viel zu tun und viel zu verdienen.

Klar ist, dass Uptake dieses (weltweite) Unternehmenskonzept nur mit regionalen Partnern umsetzen kann – das betrifft den Vertrieb, aber auch die Vor-Ort-Beratung und Installation solcher Systeme – und zwar bis hin zur „konventionellen Handwerker-GmbH”, der die Service-Funktionen umsetzt. Als Geschäftsführer stellen Sie die Weichen, an welcher Stelle der Wertschöpfungskette solcher neuen Digital-Funktionen sich Ihr Unternehmen einklinkt.

Geschäftsführer-Urlaub: Gute Vorbereitung schützt vor Pannen

Viele Geschäftsführer nutzen die ruhigeren Wochen in der Ferienzeit dazu, selbst ein paar Tage Urlaub zu machen. Die meisten sind trotzdem auch während ihrer Abwesenheit telefonisch erreichbar. Sie sollten sich dabei aber selbst und Ihre Gesundheit so wichtig nehmen, dass Sie auch tatsächlich einen Erholungswert haben. Konkret: Bereiten Sie Ihre Abwesenheit so vor, dass nur wirklich wichtige Entscheidungsfragen Ihren Urlaub unterbrechen.

Diese Sachverhalte müssen Sie vor Ihrem Urlaub klären

Planung: Wer ist in dieser Zeit anwesend? Wer hat noch Urlaub? Wer vertritt wen? (Urlaubsplan)
Vertretungsregelung: Wer vertritt Sie in welchen Abgelegenheiten? Erstellen Sie dazu einen schriftlichen Vertretungsplan, der allen Vertretern vorliegt (Sind Vollmachten erforderlich? Haben die Vertreter Zugang zu den benötigten Informationen? (Passwort, PIN, Konto)
To do´s: Welche wiederkehrenden Aufgaben müssen in Ihrem Urlaub weiterhin erledigt werden (Bestellungen, Überweisungen, Lohnabrechnung, Einkauf, Korrespondenz)
Übergabe: Mit wem müssen Sie Übergabe-Gespräche führen? Welche Inhalte müssen besprochen werden? (schriftliche Protokolle)
Information: Wer muss über Ihre Abwesenheit informiert werden? (Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiter, Steuerberater)
Routinen: Was geschieht im Urlaub mit Projekten/Projektgruppen?
Posteingang/Anfragen: Sie müssen sicherstellen, dass der Posteingang lückenlos erfasst, weitergeleitet und bearbeitet wird (Abwesenheitsbenachrichtigung, interne Weiterleitung, Zwischenbescheide, Wiedervorlage).

Machen Sie sich bewusst, dass nicht nur Ihre Mitarbeiter einen Anspruch auf Urlaub – Regeneration von den Belastungen regelmäßiger Arbeit – haben. Das trifft natürlich auch auf Sie zu. Dazu der Personal-Trainer Markus Jotzo: „Im Urlaub und in der Freizeit wirklich abschalten zu können, setzt voraus, dass Chefs nicht nur Tätigkeiten delegieren, sondern auch die Verantwortung für diese Tätigkeiten an ihre Mitarbeiter abgeben. In letzter Konsequenz bedeutet das: keine Mails, keine Anrufe in den Urlaub”. Aber: Keine Regel ohne Ausnahme. Wenn es wirklich brennt, sollten Sie auf jeden Fall Bescheid darüber bekommen, was Sache ist. Wem sage ich das.

GmbH/Steuern: Geschäftsführer-Haftung in Eigenverwaltung

Das Finanzamt nahm einen Geschäftsführer für Umsatzsteuer (USt) aus der Zeit vor Eröffnung des Insolvenzverfahrens mit einer Quote von 5,88 % in die Haftung. Dazu das Gericht: „Einer Haftung der Kläger stehen die Stellung eines Antrags auf Insolvenzeröffnung und Eigenverwaltung, die Bestellung eines vorläufigen Sachwalters und ein mündlicher Widerspruch des vorläufigen Sachwalters gegen die Abführung von Steuern nicht entgegen” (FG Münster, Urteil v. 16.5.2018, 7 K 783/17).

An diesem Haftungstatbestand ändert sich auch nichts, wenn der vom Insolvenzgericht eingesetzte (vorläufige) Sachverwalter der Abführung der Umsatzsteuer durch den Geschäftsführer ausdrücklich widersprochen hat. Das Finanzgericht hat keine Revision zugelassen.

Geschäftsführer-Firmenwagen: Lamboghini Aventator nur ausnahmsweise

Das Finanzamt gewährt keinen Vorsteuerabzug, wenn ein Luxussportwagen (Lamborghini Aventator: Anschaffungskosten: ca. ab 335.000 EUR) angeschafft wird, der nahezu ausschließlich vom Geschäftsführer genutzt wird und ein besonderes, ausnahmsweise anzuerkennendes betriebliches Interesse nicht dargelegt wird (FG Hamburg, Beschluss v. 12.4.2018, 2 V 10/18).

Ein besonderes betriebliches Interesse wird in der Regel von den Finanzbehörden nur dann bejaht, wenn es einen Zusammenhang zwischen dem Gegenstand des Unternehmens und dem Prestige-Fahrzeug gibt – z. B., wenn der Geschäftsführer die Fa. Lamborghini repräsentiert oder wenn er z. B. Geschäftsführer eines hochwertigen Gebrauchtwagenhandels ist.

Kleine GmbH/UG müssen den Jahresabschluss 2017 erstellen

Für die meisten Geschäftsführer ist das Geschäftsjahr 2017 Schnee von gestern. Ist es aber nicht. Das Geschäftsjahr ist erst zu Ende, wenn die Gesellschafter den Jahresabschluss gebilligt haben und damit alle Geschäftsvorfälle aus 2017 erledigt sind. Als Geschäftsführer sind Sie verantwortlich dafür, dass formell Alles korrekt erledigt wird. Kleinere GmbH/UG müssen den Jahresabschluss 2017 bis spätestens 30.6.2018 aufstellen (§ 242 HGB) und ohne Verzögerung den Gesellschaftern vorlegen. Auch wenn diese Frist in der Praxis wenig beachtet wird, sollten Sie sich im „Ernstfall“ daran orientieren.

Betriebsprüfung/FA: Neue Vorgaben für FA-Nachzahlungszinsen

Zur Sache „Nachzahlungszinsen“: Der Bundesfinanzhof (BFH) hält die 6 % Zinsen für Steuernachzahlungen für „unangemessen“. Das Bundesverfassungsgericht (BVerfG) wird noch 2018 entscheiden, wie hoch verzinst werden darf. Bis dahin gilt: Gegen alle Steuerbescheide mit Zinsforderungen unbedingt Einspruch einlegen. Das BMF hat folgendes Vorgehen für die Finanzämter bestimmt. Danach gilt: Der BFH-Beschluss vom 25. April 2018 (Aktenzeichen: IX B 21/18) ist für Verzinsungszeiträume ab dem 1. April 2015 (nur) auf Antrag des Zinsschuldners in allen Fällen anzuwenden, in denen gegen eine vollziehbare Zinsfestsetzung, in der der Zinssatz nach § 238 Absatz 1 Satz 1 AO zugrunde gelegt wird, Einspruch eingelegt wurde. Unerheblich ist dabei, zu welcher Steuerart und für welchen Besteuerungszeitraum die Zinsen festgesetzt wurden. So steht es jetzt im BMF-Schreiben vom 14.6.2018, IV A 3 – S 0465/18/10005 – 01.

Das ist aber noch nicht das Ende der Fahnenstange. Zu prüfen ist noch, ob das auch für Zinsbescheide gilt, gegen die kein Einspruch eingelegt wurde. Hier sollte Ihr Steuerberater trotzdem tätig werden und einen entsprechenden Antrag stellen. U. U. können Sie sich dann später auf dazu anhängig gemachte Finanzgerichtsverfahren berufen.

Interessant: Technische Sicherheitsstandards für elektronische Kassensysteme

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat zusammen mit dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) die technischen Anforderungen an das Sicherheitsmodul, das Speichermedium und die einheitliche digitale Schnittstelle des elektronischen Aufzeichnungssystems festgelegt (BMF-Schreiben v. 12.6.2018, IV A 4 – S 0316/13/10005 :059).

Eine informative Lektüre wünscht

Lothar Volkelt

Herausgeber + Chefredakteur

Geschäftsführer-Fachinformationsdienst