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Volkelt-Briefe

Vorbild Führung: Dokumentieren und Protokollieren

Mit zum Kata­log der unbe­lieb­tes­ten Chef-Tätig­kei­ten gehört das Doku­men­tie­ren von Vor­gän­gen: Pro­to­kol­le von Geschäfts­füh­rer-Bespre­chun­gen oder Gesell­schaf­ter­ver­samm­lun­gen, Gesprä­che und Ver­ein­ba­run­gen mit Kun­den oder Lie­fe­ran­ten, Pro­to­kol­le um den Umfang der Auf­trags­er­tei­lung an den exter­ne Bera­ter. usw..

Dabei gilt: …Im Ernst­fall muss das Pro­to­kol­lier­te juris­tisch hieb- und stich­fest sein – ansons­ten kön­nen SIE es gleich blei­ben las­sen. Es lohnt sich also, sich Zeit dafür zu neh­men, genau zu for­mu­lie­ren und das Ver­fass­te gegen­le­sen zu las­sen (Vier­au­gen­prin­zip). Eini­ge zusätz­li­che Vor­keh­run­gen soll­ten Sie auf jeden Fall tref­fen: Z. B. das Pro­to­koll­buch für Gesell­schaf­ter­be­schlüs­se, die auf den Gesell­schaf­ter­ver­samm­lun­gen gefasst wer­den, wor­in jeder Beschluss mit einer fort­lau­fen­den Num­mer gekenn­zeich­net wird. Zusätz­lich kön­nen Sie im Gesell­schafts­ver­trag ver­bind­lich ver­ein­ba­ren, dass Gesell­schaf­ter­ver­samm­lun­gen und ins­be­son­de­re alle Beschlüs­se schrift­lich pro­to­kol­liert wer­den müs­sen. Für die Geschäfts­füh­rer-Run­den soll­te das in der Geschäfts­ord­nung ver­an­kert sein.

Wei­ter­füh­rend: Auf­be­wah­rungs­pflich­ten für GmbH-Protokolle

Ich habe mir ange­wöhnt, alle rele­van­ten bespro­che­nen Sach­ver­hal­te knapp in einer eMail zu bestä­ti­gen und mir für die­se eMail eine „kur­ze Ein­gangs­be­stä­ti­gung auf die­sem Weg“ zukom­men zu las­sen. Aller­dings: Im Ernst­fall müs­sen Sie die Auf­zeich­nun­gen auch fin­den. Hilfs­mit­tel: Rich­ten Sie dazu ent­spre­chen­de Doku-Ord­ner in Ihrem eMail-Pro­gramm (Outl­look) ein – so viel Ord­nung soll­ten Ihnen selbst Ihre (unge­lieb­ten) Pro­to­kol­le schon wert sein.

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