Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, werden Ressorts vergeben. Dabei werden Buchführung, Rechnungswesen, Steuern und Bilanz dem kaufmännischen Geschäftsführer übertragen. Auch wenn das so vereinbart ist, muss sich jeder ressortfremde Geschäftsführer …
von der ordnungsgemäßen Erledigung überzeugen und regelmäßige Kontrollen vornehmen (Steuerberatervertrag, regelmäßige Berichtspflicht des kaufmännischen Geschäftsführers – mindestens einmal jährlich im Zusammenhang mit der Erstellung des Jahresabschlusses). Die Geschäftsführer tragen insgesamt die Verantwortung für die Erstellung, Prüfung und Vorlage des Jahresabschlusses. Bei ihnen liegt die Entscheidung darüber,
- welcher Vorschlag zum Jahresabschluss den Gesellschaftern vorgelegt wird und
- wie einzelne Bilanzierungswahlrechte ausgeübt werden.
Für die Praxis: Alle Geschäftsführer müssen den Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Lagebericht) unterzeichnen. Ist der Geschäftsführer nicht von der ordnungsgemäßen Vorlage überzeugt, muss er sich weigern, den Jahresabschluss zu unterzeichnen. Die Verantwortlichkeit für die Erfüllung dieser Pflichten obliegen allen Geschäftsführern, diese kann nicht durch Gesellschaftsvertrag, Ressortverteilung oder Geschäftsordnung auf einen Geschäftsführer übertragen werden. Bei Zweifeln an der ordnungsgemäßen Erstellung des Jahresabschlusses hat sich jeder Geschäftsführer selbst um die ordnungsgemäße Erfüllung dieser Pflichten zu kümmern und gegebenenfalls sachverständige Dritte einzuschalten. Pflichtverletzungen können Schadensersatzansprüche auslösen und Grund zur Abberufung aus wichtigem Grund sein.
Checkliste: So erfüllen Sie Ihre Pflichten für die Buchführung und Bilanzierung der GmbH
| Darum geht es … | Das müssen Sie beachten |
| Wie ist die Ressortaufteilung geregelt? | Ist die Verantwortlichkeit aus §§ 41, 42a GmbHG dem kaufmännisch verantwortlichen Geschäftsführer eindeutig (Vertrag, Geschäftsordnung) zugewiesen? – wenn Nein: Es liegt keine echte Ressortdelegation vor, Sie sollten sich selbst um die Erledigung dieser Aufgaben kümmern. |
| Es besteht echte Ressortdelegation (klare Definition im Anstellungsvertrag, im Gesellschaftsvertrag, in einer Geschäftsordnung) | Regelmäßige Berichterstattung über das Rechnungswesen durch den kaufmännisch verantwortlichen Geschäftsführer an die anderen Geschäftsführer (Buchführung, Bilanzierung, Steuerangelegenheiten)Auch wenn keine berichtenswerten Besonderheiten vorliegen, lassen Sie dies regelmäßig im Geschäftsführungs-Protokoll vermerken („TOP ReWe“: Keine besonderen Sachverhalte und Vorkommnisse). Informieren Sie die Gesellschafter, dass Sie Anzeichen für eine nicht-ordnungsgemäße Erledigung der Verpflichtungen aus §§ 41, 42a GmbH-Gesetz haben. Werden Ihre Bedenken nicht ausgeräumt, schalten Sie – nach Rücksprache mit ihren GF-Kollegen – einen externen Sachverständigen ein und beauftragen Sie diesen mit der Prüfung der offenen Sachverhalte. |
| Erstellung und Vorlage des Jahresabschluss | Lassen Sie sich vom kaufmännisch verantwortlichen Geschäftsführer/Abteilungsleiter den gesamten JA ausführlich erörtern. Bei Prüfungspflicht: Warum wird welcher Prüfer vorgeschlagen. Lassen Sie sich zusätzlich den Jahresabschluss von Ihrem Steuerberater (Prüfer) erörtern. Vergleichen Sie das Zahlenwerk unmittelbar mit den Vorjahres- und Planzahlen und lassen sich Abweichungen und ungeplante Veränderungen erläutern – positive wie negativeGleichen Sie den Vorschlag über die Gewinnverwendung mit Ihren Ressortplänen ab. |