Ressort-Geschäftsführer: Passen Aufgaben und Qualifikationen noch?

In GmbHs mit mehreren Geschäftsführern werden Ressorts eingerichtet. Entweder nach BWL-Vorgabe in ein kaufmännisches und ein technisches Ressort (oder: Vertrieb, Marketing, Produktion usw.). Effektiver in kleineren Firmen ist es, die Ressorts nach den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen und nach der Qualifikation des Geschäftsführers auszurichten. Wie Ressorts gebildet werden, dazu gibt es keine gesetzlichen Vorgaben.

Die Ressortverteilung kann im Gesellschaftsvertrag, in einer Geschäftsordnung oder alleine im Anstellungsvertrag des jeweiligen Geschäftsführers von den Gesellschaftern vorgegeben werden. In der Praxis bewährt hat sich die Ressortaufteilung nach Kompetenzen – danach ist es für die GmbH immer die beste Lösung, wenn das Ressort des einzelnen Geschäftsführers konkret an die Qualifikationen und Fähigkeiten der Person des Geschäftsführers angepasst wird. Ob die Voraussetzungen für eine effektive Ressortaufteilung in der GmbH noch stimmen, muss also regelmäßig überprüft werden

beim Wechsel eines Geschäftsführers (Ausscheiden oder bei Einstellung eines zusätzlichen Geschäftsführers),
bei der Einführung von neuen Projekten, Produkten und Verfahren,
aber z. B. auch bei zusätzlich erworbenen Fähigkeiten und Qualifikationen durch einen der aktiven Geschäftsführer.

Neben der Ressortverantwortung des Geschäftsführers bleiben einige Pflichten in der Gesamtverantwortung aller Geschäftsführer (Erstellung des Jahresabschlusses, Publizitätspflichten, Steuerpflichten, Beitragspflicht). Auch wenn diese Tätigkeiten einem Geschäftsführer laut Ressortverteilung zugewiesen sind, müssen sich die anderen Geschäftsführer regelmäßig und gewissenhaft darüber informieren und sich darüber berichten lassen, ob und inwieweit diese Pflichten ordnungsgemäß erfüllt werden (Informationspflicht, Berichtspflicht). Das gilt auch für den Fall außerordentlicher Vorfälle in jedem einzelnen Geschäftsbereich. Dann muss der Geschäftsführer von sich aus die anderen Geschäftsführer informieren (z. B. Kündigung eines A‑Kunden, Umweltschäden, Produktionsausfall, Lieferprobleme usw.). Das Geschäftsführer-Gremium zusammen sollte einmal im Geschäftsjahr prüfen, ob die Voraussetzungen für die Ressortaufteilung den praktischen Anforderungen genügen und sich mit den Kompetenzen und Fähigkeiten der Amtsinhaber decken (TOP zur Gesellschafterversammlung: Aussprache der Geschäftsführer über die bestehende Ressortverteilung).

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