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Volkelt-Briefe

GmbH/Beschlussfassung: Es geht noch schneller

Die GmbH-Gesell­schaf­ter müs­sen ihre Beschlüs­se zur GmbH nicht auf einer offi­zi­el­len Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung fas­sen. Gesetz­lich vor­ge­schrie­ben ist ledig­lich das Ver­fah­ren zur Beschluss­fas­sung (§ 48 GmbH-Gesetz). Danach gilt: „Der Abhal­tung einer Ver­samm­lung bedarf es nicht, wenn sämt­li­che Gesell­schaf­ter in Text­form mit der zu tref­fen­den Bestim­mung oder mit der schrift­li­chen Abga­be der Stim­men sich ein­ver­stan­den erklä­ren“. Hat die GmbH meh­re­re Gesell­schaf­ter, die gele­gent­lich oder regel­mä­ßig Beschlüs­se fas­sen müs­sen, ist es hilf­reich, wenn die Zustim­mung zur schrift­li­chen Beschluss­fas­sung bereits im Gesell­schafts­ver­trag der GmbH ver­ein­bart ist. Sie brau­chen dann nicht mehr zu jedem Beschluss die Ein­ver­ständ­nis­er­klä­rung der Gesell­schaf­ter ein­ho­len und pro­to­kol­lie­ren. Damit ist es leich­ter mög­lich, Beschlüs­se auch im Umlauf­ver­fah­ren zu erle­di­gen. Der Gesell­schaf­ter (- Geschäfts­füh­rer) erhält das Beschluss­do­ku­ment im Doku­men­ten­um­lauf in sei­nem Post­ein­gang und braucht ledig­lich sein Votum ein­zu­tra­gen. Noch schnel­ler lässt sich die Beschluss­fas­sung dann per E‑Mail erle­di­gen. Hilf­reich ist das z. B., wenn es meh­re­re Gesell­schaf­ter-Geschäfts­füh­rer gibt und im Gesell­schafts­ver­trag ein aus­führ­li­cher Kata­log zustim­mungs­pflich­ti­ger Geschäf­te ver­ein­bart ist. Etwa für Geschäf­te, die ein bestimm­tes Volu­men über­schrei­ten (ab 5.000 EUR) oder wenn Ange­le­gen­hei­ten der Füh­rungs­kräf­te (Ein­stel­lung, Gehalts­er­hö­hung, Kün­di­gung usw.) nur mit der Zustim­mung der Gesell­schaf­ter-Mehr­heit ent­schie­den wer­den dürfen.

Bestand­teil des (num­me­rier­ten) Beschluss-Pro­to­kolls muss in jedem Fall die (schrift­li­che) Zustim­mung des Gesell­schaf­ters zum schrift­li­chen Abstim­mungs­ver­fah­ren sein (Erklä­rung). Aus­nah­me: Im Gesell­schafts­ver­trag ist die schrift­li­che Beschuss­fas­sung aus­drück­lich vor­ge­se­hen. Andern­falls soll­te die Erklä­rung in Schrift­form mit Unter­schrift, per Fax oder elek­tro­nisch per E‑Mail oder als Ein­ver­ständ­nis­er­klä­rung in einem elek­tro­ni­schen Abstim­mungs­ver­fah­ren gege­ben wer­den. Für die Abstim­mung per E‑Mail emp­feh­len wir: Im E‑Mail-Doku­ment zur Beschluss­fas­sung soll­ten der Beschluss­ge­gen­stand, die exak­te Beschluss-For­mu­lie­rung, die Abstim­mung des Gesell­schaf­ters (JA, NEIN, Ent­hal­tung), das Beschluss­ergeb­nis und die fort­lau­fen­de Num­mer des Beschlus­ses pro­to­kol­liert werden.

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