„Darf ich neben meiner Geschäftsführungs-Tätigkeit zusätzliche Leistungen für die GmbH erbringen und diese gesondert in Rechnung stellen?“ – so die Anfrage eines Kollegen, der für seine GmbH eine Marktanalyse erstellen will und diese gesondert abrechnen will. Antwort: JA – grundsätzlich geht das. Aber Sie müssen ein paar Dinge berücksichtigen, damit das Finanzamt mitmacht und damit Sie haftungsrechtlich auf der sicheren Seite sind. Insbesondere müssen Sie die Grundsätze beachten, die die Rechtsprechung für einen solchen Fall aufgestellt hat (vgl. dazu OLG Naumburg, Urteil vom 23.1.2014, 2 U 57/13). Danach gilt: …Schließt der Geschäftsführer einer GmbH mit sich selbst bzw. mit seiner GmbH einen Vertrag über Dienstleistungen, welche typischerweise in einem Geschäftsführer-Anstellungsvertrag geregelt werden oder zumindest im unmittelbaren inhaltlichen Zusammenhang mit der Geschäftsführung stehen (hier: Analyse der Betriebsabläufe in Unternehmen und Beratung über deren Optimierung), so fällt dieser Vertrag ebenso in die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung, wie ein Geschäftsführer-Anstellungsvertrag selbst.
Ein Geschäftsführer, der im Widerspruch zu den Vermögensinteressen der Gesellschaft auf der Grundlage eines mit sich selbst geschlossenen Vertrages Vergütungsleistungen auf deren Kosten in Anspruch nimmt, ohne hierfür äquivalente Gegenleistungen zu erbringen, verletzt die sich aus seiner Organstellung ergebenden Unterlassungspflichten und macht sich schadenersatzpflichtig (§ 43 Abs. 2 GmbH-Gesetz).
Mit diesem Urteil zeigt ein Gericht die Grenzen auf, die Sie als Geschäftsführer einhalten müssen, wenn Sie neben Ihrer Geschäftsführungs-Tätigkeit zusätzliche Leistungen für die GmbH erbringen wollen.
- Voraussetzung 1: Handelt es sich nicht um eine Einpersonen-GmbH, braucht der Geschäftsführer dazu grundsätzlich die Zustimmung der Gesellschafter (Gesellschafterbeschluss).
- Voraussetzung 2: Die Zusatzleistung ist nicht durch seine Aufgabenstellung als Geschäftsführer abgedeckt. Nur wenn es sich um eine echte Zusatztätigkeit handelt, ist der Geschäftsführer berechtigt, eine zusätzliche Vergütung zu vereinbaren. Das ist z. B. der Fall, wenn ein fachliches Gutachten erstellt wird und der Geschäftsführer die dazu notwendige Qualifikation hat (Ingenieur, Unternehmensberater).
Wird der Geschäftsführer einer GmbH zusätzlich als Berater, als Schriftsteller bzw. Autor oder als Fachreferent tätig, handelt es sich in der Regel nicht um eine private Nebentätigkeit. Im Allgemeinen ist davon auszugehen, dass es sich hierbei um eine Nebentätigkeit handelt, die die Belange der GmbH betrifft. Für den ausübenden (Gesellschafter-) Geschäftsführer bedeutet das:
- Vor der Berufung zum Geschäftsführer muss er seinen Arbeitgeber über solche Tätigkeiten unterrichten (Informationspflicht).
- Besteht Genehmigungspflicht, darf der Geschäftsführer diese Tätigkeiten nur dann weiterhin wahrnehmen, wenn die Genehmigung erteilt wird.
- Wird die Genehmigung nicht erteilt, muss der Geschäftsführer diese Tätigkeiten zum nächstmöglichen Termin aufgeben (ev. Kündigung von Beratungsverträgen, von Verlagsverpflichtungen usw.).
- Zu prüfen ist, ob die Genehmigung nur aus wichtigem Grund verweigert werden kann – die Verweigerungsgründe sind ggf. zu prüfen.
- Wird ihm während der Geschäftsführungs-Tätigkeit eine solche Nebentätigkeit angeboten, hat er die Gesellschafter zu unterrichten und ggf. vorab eine Genehmigung einzuholen.
Vergütungen aus diesen Nebentätigkeiten stehen dem Geschäftsführer zu und sind als Einnahmen aus freiberuflicher Tätigkeit zu versteuern.