Kategorien
Volkelt-Briefe

Geschäftsführer/Haftung: So dokumentieren Sie richtig

Zuletzt haben wir in Aus­ga­be 21/2018 (Sei­te 4) auf ein aktu­el­les und wich­ti­ges Urteil des Ober­lan­des­ge­richts (OLG) Bran­den­burg (Urteil v. 7.2.2018, 7 U 132/16) zur Geschäfts­füh­rer-Haf­tung und sei­ner Ver­pflich­tung zur Doku­men­ta­ti­on von Ent­schei­dun­gen hin­ge­wie­sen. Tenor: Das Gericht ver­langt, dass der Geschäfts­füh­rer „in der kon­kre­ten Ent­schei­dungs­si­tua­ti­on die ver­füg­ba­ren Infor­ma­ti­ons­quel­len tat­säch­li­cher und recht­li­cher Art aus­schöpft”. Hier eini­ge kon­kre­te Hin­wei­se, wie Sie sich als Geschäfts­füh­rer ent­spre­chend absi­chern bzw. wie Sie ganz kon­kret Doku­men­tie­ren, um im Ernst­fall zu bele­gen, dass Sie Ihrer Infor­ma­ti­ons­ver­pflich­tung kor­rekt nach­ge­kom­men sind: …Ver­trä­ge: Beden­ken Sie immer, dass im Ernst­fall (Kün­di­gung, Abbe­ru­fung) gegen Sie ein sofor­ti­ges Haus­ver­bot ver­hängt wer­den kann – Sie also kei­nen Zugang mehr zu den Unter­la­gen haben, die im Eigen­tum der GmbH ste­hen. Sie sind also gut bera­ten, wenn Sie Unter­la­gen, die Ihre Tätig­keit betref­fen, in zwei­ter Aus­füh­rung bei sich zu Hau­se auf­be­wah­ren. Das betrifft selbst­ver­ständ­lich auch alle ver­trag­li­chen Doku­men­te – also z. B. den Gesell­schafts­ver­trag der GmbH (hier: Kata­log zustim­mungs­pflich­ti­ger Geschäf­te), Ihren Geschäfts­füh­rer-Anstel­lungs­ver­trag (hier: Rech­te und Pflich­ten, Zusatz­ver­ein­ba­run­gen) und sons­ti­ge ver­trag­li­che Bezie­hun­gen zur GmbH (hier: Gesell­schaf­ter­dar­le­hen, stil­le Betei­li­gung usw.).

  • Pro­to­kol­le: Neben den rei­nen Beschluss-Pro­to­kol­len aus den Gesell­schaf­ter-Ver­samm­lun­gen bzw. Geschäfts­füh­rungs-Sit­zun­gen soll­ten Sie bei wich­ti­gen Ent­schei­dungs­fra­gen Wert dar­auf legen, dass auch der wesent­li­che Sit­zungs- bzw. Gesprächs­ver­lauf pro­to­kol­la­risch fest­ge­hal­ten wird. Wich­ti­ge For­ma­lie: Mit der Unter­schrift zum Pro­to­koll (durch die Gesell­schaf­ter bzw. Mit-Geschäfts­füh­rer) bestä­ti­gen die­se den Inhalt und die Rich­tig­keit der Auf­zeich­nun­gen. Ach­ten Sie dar­auf, dass Ihnen wich­ti­ge Aussagen/Einschätzungen zu  Pro­to­koll genom­men wer­den (hier: „… für´s Pro­to­koll”). Zu schwie­ri­gen oder strit­ti­gen Sach­ver­hal­ten soll­ten Sie zusätz­lich ein Gedächt­nis­pro­to­koll anfer­ti­gen – in dem Sie Ihre per­sön­li­chen Stel­lung­nah­men zu den The­men fest­hal­ten, die – aus wel­chen Grün­den auch immer – nicht im offi­zi­el­len Pro­to­koll ver­merkt sind.
  • E‑Mails: Viel Infor­ma­ti­ons­aus­tausch zwi­schen Ent­schei­dern läuft über die IT bzw. per E‑Mail/WhatsApp. Neben der Doku­men­ta­ti­on im Intra­net soll­ten Sie Sie betref­fen­de wich­ti­ge Infor­ma­ti­ons-Mails zusätz­lich zu Ihren Unter­la­gen neh­men (Bc an Ihr pri­va­tes notebook/tablet). Neben der Doku­men­ta­ti­on im Out­look ist eine Abla­ge in einem eigens dafür ein­ge­rich­te­ten Doku-Ord­ner emp­feh­lens­wert (als pdf mit Erstelldatum).
  • Fach- und Pro­jekt­grup­pen: Bezie­hen Sie grund­sätz­lich auch das inter­ne Fach­wis­sen in Ent­schei­dun­gen ein – ver­an­las­sen Sie, dass die ent­spre­chen­den Abspra­chen und Infor­ma­ti­ons­ver­an­stal­tun­gen pro­to­kol­liert wer­den. Prü­fen Sie die­se Pro­to­kol­le mit eige­nen Augen und aus Ihrem Ent­schei­der-Blick­win­kel, ggf. müs­sen Sie Nach­bes­se­run­gen durchsetzen.
  • Gut­ach­ten, Emp­feh­lun­gen: Gut bera­ten sind Sie, wenn Sie ihre Ent­schei­dun­gen mit objek­ti­ven Fak­ten fun­die­ren. Für vie­le Ent­schei­de ist ein sol­ches Ver­fah­ren imple­men­tiert (Per­so­nal­ak­te, Fak­tu­ra, Kal­ku­la­ti­on, Inves­ti­ti­ons­rech­nung).  Für Neu­land-Ent­schei­de emp­fiehlt es sich, alle zusätz­li­chen pri­mä­ren exter­nen Quel­len (Steu­er­gut­ach­ten, Wirt­schaft­lich­keits­pro­gno­sen, sta­tis­ti­sche Erhe­bun­gen, Stu­di­en) für die Ent­schei­dungs­fin­dung zu doku­men­tie­ren. Aber auch sog. sekun­dä­re Quel­len (Medi­en, Zei­tungs­be­rich­te, Fach-Erfa-Stel­lung­nah­men) gehö­ren in Ihre offi­zi­el­le, aber auch in Ihre pri­va­te häus­li­che Doku­men­ta­ti­on (Tre­sor).
Fakt ist, dass die Gerich­te in den letz­ten Jah­ren die qua­li­ta­ti­ven Anfor­de­run­gen an Geschäfts­füh­rer-Ent­schei­de immer wei­ter ange­zo­gen haben – wir haben dazu lau­fend berich­tet (vgl. z. B. Nr. 6, 36, 49/2017). Dazu bei­getra­gen haben auch die „gro­ßen” Haf­tungs-Ver­fah­ren um Geschäfts­füh­rungs-Han­deln, so etwa bei der HSH Nord­bank, der Deut­schen Bank, der Fall Schle­cker oder jetzt bei VW – etwa zum aktu­el­len Haf­tungs­fall „Win­ter­korn”. Die damit befass­ten höhe­ren Gerichts­in­stan­zen (BGH, OLG) schaf­fen mit ihren Urtei­len immer auch neue Argu­men­ta­ti­ons­li­ni­en, die dann auch für ein­fa­che­re Ver­fah­ren gegen Geschäfts­füh­rer ange­wandt wer­den. Im Zwei­fel sind es dann die Mit-Gesell­schaf­ter, die die Geschäfts­füh­rung für Fehl­ent­schei­de in die Haf­tung neh­men wol­len. Für Anwäl­te ist es dann immer eine dank­ba­re Auf­ga­be, die kon­kre­te Situa­ti­on in einer (auch klei­ne­ren) GmbH auf sol­che Haf­tungs­fra­gen zu über­prü­fen und den (Mit-) Gesell­schaf­tern gericht­li­ches Vor­ge­hen anzu­ra­ten. Inso­fern sind Sie gut bera­ten, selbst bei bes­tem Kon­sens Ihre Doku­men­ta­ti­ons­pflich­ten als Dau­er­auf­ga­be zu organisieren.

Schreibe einen Kommentar