Zuletzt haben wir in Ausgabe 21/2018 (Seite 4) auf ein aktueles nd wichtiges Urteil des Oberlandesgerichts (OLG) Brandenburg (Urteil v. 7.2.2018, 7 U 132/16) zur Geschäftsführer-Haftung und seiner Verpflichtung zur Dokumentation von Entscheidungen hingewiesen. Tenor: Das Gericht verlangt, dass der Geschäftsführer „in der konkreten Entscheidungssituation die verfügbaren Informationsquellen tatsächlicher und rechtlicher Art ausschöpft”. Hier einige konkrete Hinweise, wie Sie sich als Geschäftsführer entsprechend absichern bzw. wie Sie ganz konkret Dokumentieren, um im Ernstfall zu belegen, dass Sie Ihrer Informationsverpflichtung korrekt nachgekommen sind: …
- Verträge: Bedenken Sie immer, dass im Ernstfall (Kündigung, Abberufung) gegen Sie ein sofortiges Hausverbot verhängt werden kann – Sie also keinen Zugang mehr zu den Unterlagen haben, die im Eigentum der GmbH stehen. Sie sind also gut beraten, wenn Sie Unterlagen, die Ihre Tätigkeit betreffen, in zweiter Ausführung bei sich zu Hause aufbewahren. Das betrifft selbstverständlich auch alle vertraglichen Dokumente – also z. B. den Gesellschaftsvertrag der GmbH (hier: Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte), Ihren Geschäftsführer-Anstellungsvertrag (hier: Rechte und Pflichten, Zusatzvereinbarungen) und sonstige vertragliche Beziehungen zur GmbH (hier: Gesellschafterdarlehen, stille Beteiligung usw.).
- Protokolle: Neben den reinen Beschluss-Protokollen aus den Gesellschafter-Versammlungen bzw. Geschäftsführungs-Sitzungen sollten Sie bei wichtigen Entscheidungsfragen Wert darauf legen, dass auch der wesentliche Sitzungs- bzw. Gesprächsverlauf protokollarisch festgehalten wird.
- Wichtig: Mit der Unterschrift zum Protokoll (durch die Gesellschafter bzw. Ihre Mit-Geschäftsführer) bestätigen diese den Inhalt und die Richtigkeit der Aufzeichnungen. Achten Sie darauf, dass Ihnen wichtige Aussagen/Einschätzungen zu Protokoll genommen werden (hier: „… für´s Protokoll”). Zu schwierigen oder strittigen Sachverhalten sollten Sie zusätzlich ein Gedächtnisprotokoll anfertigen – in dem Sie Ihre persönlichen Stellungnahmen zu den Themen festhalten, die – aus welchen Gründen auch immer – nicht im offiziellen Protokoll vermerkt sind.
Gute Erfahrungen gibt es mit einem zusätzlichen privaten Tage- oder Log-Buch zum betrieblichen Ablauf. Vermerken Sie darin in eigenen Worten – ohne ausschließlich offizielle betriebliche Dokumente zu verwenden – alle Vorgänge, zumindest die mit weit reichenden wirtschaftlichen Auswirkungen. Das sind Entscheidungsvorbereitungen, Gedächtnis-Protokolle zu Entscheidungsabläufen, Abstimmungen mit den Mit-Geschäftsführern, Gespräche mit Mit-Gesellschaftern. Achtung: Ist in Ihrem Anstellungsvertrag per Formularklausel Ihr Zurückbehaltungsrecht von betrieblichen Unterlagen ausgeschlossen, müssen Sie nicht klein begeben. Selbst dann können zurückbehaltene Unterlagen im gerichtlichen Verfahren eingesetzt werden bzw. können Sie durchsetzen, dass Ihr Ex-Arbeitgeber die von Ihnen angeforderten Unterlagen zu Beweiszwecken vorlegt. Die Gerichte akzeptieren nämlich den formularmäßigen Ausschluss des Zurückbehaltungsrechts nicht. Begründung: Der Geschäftsführer wird mit einer solchen Klausel unangemessen benachteiligt.