Volkelt-Brief 11/2016 - Informationen für GmbH/UG Geschäftsführer/innen

Führung: Reden ist G(e)old – Mitarbeitergespräche sind keineswegs out + TTIP: Große Erwartungen, wenig Effekt und kaum Akzeptanz + GmbH-Recht: Mit dem Smartphone in die Sitzung + Internet: Wie viel Klicks hat Ihre Konkurrenz? + Manipulierte Kassen: Auch der Hersteller wird jetzt zur Kasse gebeten + Steuer: Kosten für Geschäftsführer-Geburtstag als Werbungskosten + Marketing: Sponsoring für ein Golfturnier + Geld/Finanzen: Es geht los – Südwestbank berechnet Strafzinsen + BISS …

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Freiburg 11. März 2016

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

wie halten Sie es mit Mitarbeitergesprächen? Mit jedem? Zum Jahresanfang oder zum Jahresende? Keine Zeit? Unter den Experten wird derzeit heftig über Sinn und Nutzen diskutiert. Bei SAP stellt man ab sofort um: Vom Jahresgespräch mit konkreten Zielvereinbarungen zum situativen Gespräch. Eine groß angelegte Studie zum Personal-Management (Linked Personnel Panel) belegt das Gegenteil.

Manko der Studien: Untersucht werden in der Regel große Unternehmen, in denen die Hierarchie über mehrere Ebenen reicht und ein starkes mittleres Management implementiert ist. Das trifft für die meisten mittelständischen Unternehmen aber so nicht zu. Auch in zwei von drei kleineren Unternehmen werden Leistungsbeurteilungs-Gespräche geführt. Und die Mitarbeiter honorieren das. Wo miteinander gesprochen wird, gibt es eine hohr Arbeitszufriedenheit, die Mitarbeiter sind engagiert, die Zustimmung zum Arbeitgeber ist größer (Commitment), die Wechselbereitschaft ist geringer und die Mitarbeiter haben ein höheres Interesse an der weiteren Entwicklung der Firma. Einiges spricht dafür, das Gespräch als Führungsinstrument zu nutzen.

Wichtig ist, dass der Mitarbeiter das Leistungsbeurteilungs-Gespräch als solches wahrnimmt und dass das Gespräch regelmäßig stattfindet. Wesentlich ist eine gute Vorbereitung –Fakten über die Person und über die Leistungen des Mitarbeiters. Zur Anerkennung und Wertschätzung des Mitarbeiters gehört sachliche Kritik. Vermeiden sollten Sie Polemik, Witzigkeit und Plauderton. Damit wird jedes Gespräch abgewertet. Konkrete Zielvereinbarungen sind nur sinnvoll, wenn es um realistische und quantifzierbare Ziele geht – was in den meisten Fällen kaum möglich ist. Reden und Zuhören ist so gesehen G(e)old wert.

TTIP: Große Erwartungen, wenig Effekt und kaum Akzeptanz

Seriöse Studien (z. B. CEPR oder ifo-Institut) erwarten aus dem Freihandelsabkommen TTIP zwischen der EU und den USA einen jährlichen Wachstumseffekt von 0,4 bis 0,5 % für den Euro-Raum bis ins Jahr 2027. Dem steht ein Rückgang des Leistungsaustauschs innerhalb der EU und insbesondere mit den südeuropäischen Ländern gegenüber. Laut Studien resultiert das Wachstum dabei weniger aus dem Abbau von Zöllen denn aus dem Abbau sog. nichttarifärer Handelshemmnisse. Dabei geht es um Normen, Sozial- und Umweltstandards, Ausschreibungen öffentlicher Aufträge, Verbraucherschutz, aber auch um den Investitionsschutz und damit um Eingriffe in die Justizhoheit der Länder (vgl. Nr. 48/2015).

Fakt ist: Selbst die Experten – sprich Fachanwälte für Wirtschafts- und Handelsrecht – tun sich in der Beurteilung des Vertragswerks schwer. Das liegt zum einen daran, dass nicht klar ausgewiesen ist, was bereits beschlossener Vertragstext ist und welche Passagen noch zur Disposition stehen. Das liegt aber auch daran, dass es lediglich streng reglementierte Einsichtsmöglichkeiten in das Vertragswerk gibt – so können nur Parlamentarier und wenige Autorisierte das Vertragswerk in der englischen Originalfassung einsehen. Das gibt Kritikern Recht, die mangelhafte Transparenz beklagen. Auch unserer Redaktion ist es bislang nicht gelungen, sich ein zuverlässiges, umfassendes und seriöses Bild vom geplanten Gesetzeswerk zu machen. Eine stichhaltige Begründung, warum die Verhandlungen hinter strengstens verschlossenen Türen stattfinden, ist u. E. nicht plausibel darzustellen.

In den bisherigen 12 Verhandlungsrunden wurden technische Normfragen gelöst (Automobil-Standards, Chemie-Klassifizierungen) und weitgehende Einigkeit in Zollfragen erzielt. Alle wichtigen gesellschaftlichen Aspekte bleiben ausgeklammert. So gibt es keine oder nur wenig Fortschritte bei den Themen IT/Datenschutz oder beim Schutz von Herkunftsbezeichnungen oder Standards für Finanzdienstleistungen. Auch die Frage der Schiedsgerichtsbarkeit ist weiterhin offen. Alle Beteiligten tun sich schwer, positive Akzente für die politische Akzeptanz zu setzen. Kompromissbereitschaft und politisches Geschick sind gefragt.

GmbH-Recht: Mit dem Smartphone in die Sitzung

„In unseren Gesellschafterversammlungen geht es gelegentlich hoch her. Darf der Geschäftsführer und Leiter der Gesellschafterversammlung das Smartphone für das Protokoll benutzen?“. Wie sind Protokoll-Mitschnitte rechtlich zu beurteilen? Wie so oft, gibt es hier keine einfache JA/NEIN-Lösung. In der Praxis sollten Sie folgende Richtlinien einhalten. Zu unterscheiden ist:

In GmbHs mit vielen Gesellschaftern kann man unterstellen, dass ein gewisses öffentliches Interesse am ordnungsgemäßen Ablauf der Gesellschafterversammlung besteht. Das betrifft die Dokumentation der Redebeiträge. Dann können Sie davon ausgehen, dass ein Protokoll mit Smartphone-Aufzeichnung geduldet werden muss.

Das sollte zutreffen für eine GmbH mit mehr als 10 Gesellschaftern und die keine typische Familiengesellschaft ist und mehr als 50 Mitarbeiter hat (Bilanzsumme größer als 6.000.000 €, Umsatzerlöse größer als 12.000.000 € = mittelgroße GmbH nach § 267 Abs. 2 HGB). Hier sollten Smartphone-Mitschnitte in der Regel als Beweismittel anerkannt werden.

Etwas anderes gilt für kleine GmbH und typische Familien-Gesellschaften: Teilnehmer einer Gesellschafterversammlung brauchen es nicht hinzunehmen, dass ihre Wortbeiträge gegen ihren Widerspruch mit dem Tonband aufgezeichnet werden, wenn es sich um die Gesellschafterversammlung einer Familiengesellschaft handelt (OLG Karlsruhe Urteil vom 18.12.1997, 4 U 128/97 im Falle von Tonband-Mitschnitten). Spricht sich in einer solchen Konstellation auch nur ein Gesellschafter gegen Smartphone-Protokolle aus, so müssen Sie das akzeptieren.

Machen Sie den Gesellschaftern vor der Gesellschafterversammlung plausibel, warum Sie Aufzeichnungen machen wollen (Rechtssicherheit, Vereinfachung bei der Protokollführung, exaktere Aufzeichnungen von Redebeiträgen als im Schrift-Gedächtnisprotokoll usw.). Protokollieren Sie die Zustimmung (aller!) Gesellschafter. Dann können Sie selbstverständlich Aufzeichnungen machen und die Wortbeiträge später verwenden. Ist ein Gesellschafter mit der Aufzeichnung nicht einverstanden oder schneiden Sie heimlich mit, kann der Mitschnitt nicht als Beweis verwendet werden.

Internet: Wie viel Klicks hat Ihre Konkurrenz?

Die meisten Unternehmen sind in der Lage, die Reichweite und Akzeptanz der eigenen Internet-Seiten exakt nachzuverfolgen. Das betrifft die Zahl der täglich aufgerufenen Web-Seiten oder die Zahl der Besucher (visits) und die Zahl der angeschauten Seiten pro Besucher. Es ist möglich, die Dauer des Aufenthalts auf den Web-Seiten nachzuvollziehen oder sich die TOP-10 der aufgerufenen Websites anzeigen zu lassen. Daneben sind vollständige statistische Auswertungen in der Zeitreihe möglich. Bis dahin, dass jede User-URL angezeigt wird und man nachvollziehen kann, ob die Konkurrenz sich in Ihren Websites umgesehen hat. Als Geschäftsführer möchte man selbstverständlich aber auch wissen, wie die Websites der Konkurrenten positioniert sind. Frage: Wie viele User hat die Konkurrenz?

Dazu gibt es kostenfreie und jedermann zugängliche Angebote im Internet. Z. B. unter www.urlpulse.de können Sie deutsche Ziel-Webadressen eingeben und erhalten sofort ausführliche Informationen über den jeweiligen Anbieter – von den Userzahlen bis zum Seiten-Wert. Allerdings sollten Sie gewisse Einschränkungen berücksichtigen. Nicht alle Firmen können damit gelistet werden – es ist möglich, eine Wertung zu untersagen. Damit kann sich der Benutzer schnell einen ersten Eindruck von der Relevanz eines bestimmten Internet-Angebots verschaffen.

Manipulierte Kassen: Auch der Hersteller haftet

Der Druck zur Einführung manipulationssicherer Registrier-Kassen-Software steigt. Bereits jetzt ist der 1.1.2017 für die Branchen mit Bargeschäft (Gastronomie, Einzelhandel, Tankstellen, Marktbetreiber) der Stichtag zur Umstellung (Nr. 6/2016). Laut NRW-FinMin liegt die Manipulationsquote für Kassen in der Gastronomie bei 17 % (Durchschnitt: 3,3 %).

Achtung: Jetzt sind die Hersteller von Kassensystemen unter Druck. Laut FG Rheinland-Pfalz dürfen die Finanzbehörden sogar den Kassenhersteller für Steuerforderungen in Anspruch nehmen, die beim missbrauchenden (Gastro-) Unternehmen nicht durchgesetzt werden konnten (FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 7.1.2015, 5 V 2068/14).

Zwar ist es Wille aller Parteien das Thema noch in 2016 zu erledigen. In der Praxis sind die Umstellungsprobleme doch größer als gedacht, z. B. bei der Anpassung bestehender Warenwirtschaftssysteme an den Insika-Standard. Noch nicht gelöst ist auch, wie die u. U. hohen Umstellungsinvestitionen für kleinere Unternehmen abgefedert werden können (AfA, Zuschuss).

Steuer: Geschäftsführer-Geburtstag und Werbungskosten

Der Geschäftsführer einer kommunalen Wohnungsbau-GmbH kann die Kosten seiner Geburtstagsfeier als Werbungskosten ansetzen, wenn nur Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter und Mitglieder der Organe eingeladen sind, die Feier in den GmbH-Räumen stattfindet und die Kosten pro Mitarbeiter im Rahmen (hier: 35 EUR) bleiben (FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 12.11.2015, 6 K 1868/13).

Wollen Sie die Kosten für eine Geburtstagsfeier als Werbungskosten ansetzen, sollten Sie das dem Finanzamt gegenüber belegen. Und zwar mit dem Einladungstext, einer Teilnehmerliste und einer ausführlichen Kostenübersicht inkl. Berechnung der Kosten pro Teilnehmer.

Marketing: Sponsoring für ein Golfturnier

Beteiligt sich ein Unternehmen an den Kosten für die Veranstaltung eines Golfturniers, sind die Kosten Betriebsausgaben, wenn damit der Absatz der Produkte des Unternehmens verfolgt wird und im Mittelpunkt steht (BFH, Urteil vom 14.10.2015, I R 74/13).

Nach wie vor beurteilen die Finanzämter die Kosten für Golfturniere oder die Kosten fürs Golfen mit Skepsis – während die Kosten für Jagd, Fischerei und Segel- oder Motorjachten als Repräsentationsaufwendungen und damit betrieblich veranlasst anerkannt werden. Ab sofort gibt es die Möglichkeit, Kosten für´s Golfen abzusetzen, wenn die Kostenbeteiligung werblich eingesetzt wird – z. B., wenn das Golfturnier in der Öffentlichkeit entsprechend genannt wird („Bitburger Golf Turnier“).

Geld/Finanzen: Südwestbank berechnet Strafzinsen

Ab April/Mai werden nun auch die Firmenkunden der Südwestbank/Stuttgart mit Strafzinsen belastet. Das gilt zunächst für die Guthaben der Firmenkunden ab 10 Mio. EUR.

Als Kunde einer Bank, die Strafzinsen durchsetzen will, sind Sie gut beraten 1. über einen Wechsel der Hausbank nachzudenken 2. Investitionen in die eigene Firma durchzurechnen oder 3. in andere Unternehmen zu investieren.

Mit besten Grüßen Ihr

Lothar Volkelt

Herausgeber + Chefredakteur