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Volkelt-Briefe

GmbH-Recht: Mit dem Smartphone in die Sitzung

In unse­ren Gesell­schaf­ter­ver­samm­lun­gen geht es gele­gent­lich hoch her. Darf der Geschäfts­füh­rer und Lei­ter der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung das Smart­phone für das Pro­to­koll benut­zen?“. Wie sind Pro­to­koll-Mit­schnit­te recht­lich zu beur­tei­len? Wie so oft, gibt es hier kei­ne ein­fa­che JA/N­EIN-Lösung. In der Pra­xis soll­ten Sie fol­gen­de Richt­li­ni­en ein­hal­ten. Zu unter­schei­den ist: …

  • In GmbHs mit vie­len Gesell­schaf­tern kann man unter­stel­len, dass ein gewis­ses öffent­li­ches Inter­es­se am ord­nungs­ge­mä­ßen Ablauf der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung besteht. Das betrifft die Doku­men­ta­ti­on der Rede­bei­trä­ge. Dann kön­nen Sie davon aus­ge­hen, dass ein Pro­to­koll mit Smart­phone-Auf­zeich­nung gedul­det wer­den muss.
 Das soll­te zutref­fen für eine GmbH mit mehr als 10 Gesell­schaf­tern und die kei­ne typi­sche Fami­li­en­ge­sell­schaft ist und mehr als 50 Mit­ar­bei­ter hat (Bilanz­sum­me grö­ßer als 6.000.000 €, Umsatz­er­lö­se grö­ßer als 12.000.000 € = mit­tel­gro­ße GmbH nach § 267 Abs. 2 HGB). Hier soll­ten Smart­phone-Mit­schnit­te in der Regel als Beweis­mit­tel aner­kannt werden.
  • Etwas ande­res gilt für klei­ne GmbH und typi­sche Fami­li­en-Gesell­schaf­ten: Teil­neh­mer einer Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung brau­chen es nicht hin­zu­neh­men, dass ihre Wort­bei­trä­ge gegen ihren Wider­spruch mit dem Ton­band auf­ge­zeich­net wer­den, wenn es sich um die Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung einer Fami­li­en­ge­sell­schaft han­delt (OLG Karls­ru­he Urteil vom 18.12.1997, 4 U 128/97 im Fal­le von Ton­band-Mit­schnit­ten). Spricht sich in einer sol­chen Kon­stel­la­ti­on auch nur ein Gesell­schaf­ter gegen Smart­phone-Pro­to­kol­le aus, so müs­sen Sie das akzeptieren.
Machen Sie den Gesell­schaf­tern vor der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung plau­si­bel, war­um Sie Auf­zeich­nun­gen machen wol­len (Rechts­si­cher­heit, Ver­ein­fa­chung bei der Pro­to­koll­füh­rung, exak­te­re Auf­zeich­nun­gen von Rede­bei­trä­gen als im Schrift-Gedächt­nis­­pro­to­koll usw.). Pro­to­kol­lie­ren Sie die Zustim­mung (aller!) Gesell­schaf­ter. Dann kön­nen Sie selbst­ver­ständ­lich Auf­zeich­nun­gen machen und die Wort­bei­trä­ge spä­ter ver­wen­den. Ist ein Gesell­schaf­ter mit der Auf­zeich­nung nicht ein­ver­stan­den oder schnei­den Sie heim­lich mit, kann der Mit­schnitt nicht als Beweis ver­wen­det werden.

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