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Volkelt-Briefe

Gesellschafterversammlung: So führen SIE professioneller und effektiver

Für eine ord­nungs­ge­mä­ße Beschluss­fas­sung in der GmbH ist es wich­tig, die Form-Vor­schrif­ten für die Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung der GmbH genau ein­zu­hal­ten (Ein­la­dung, Tages­ord­nung usw.). Eben­so wich­tig ist es, den Ablauf … der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung recht­si­cher zu gestal­ten. Für die Pra­xis emp­fiehlt es sich, einen Ver­samm­lungs­lei­ter zu bestim­men, der den ord­nungs­ge­mä­ßen Ablauf sicher­stellt. Laut GmbH-Gesetz ist ein Ver­samm­lungs­lei­ter für die Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung zwar nicht vor­ge­se­hen. Aber die Gesell­schaf­ter kön­nen die­sen mit ein­fa­cher Mehr­heit in der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung bestimmen.

In GmbHs mit 4 und mehr Gesell­schaf­tern emp­fiehlt es sich, den Ver­samm­lungs­lei­ter im Gesell­schafts­ver­trag fest­zu­le­gen – z. B. den Geschäfts­füh­rer, ein Mit­glied des Bei­ra­tes oder den Rechts­be­ra­ter der GmbH. Der Versammlungs­leiter hat die Auf­ga­be, Bera­tung und Beschluss­fas­sung zu den ein­zel­nen Tages­ord­nungs­punk­ten (TOP)  sicher­zu­stel­len. Er sorgt dafür,

  • dass die TOPs aus­rei­chend erör­tert werden,
  • dass jeder Gesell­schaf­ter gehört und ord­nungs­ge­mäß abstimmt
  • und dass das Ergeb­nis kor­rekt und ein­deu­tig fest­ge­stellt wird.
  • Der Ver­samm­lungs­lei­ter muss Beschlüs­se per Nie­der­schrift fest­hal­ten, d. h. er for­mu­liert den letz­ten Beschluss­in­halt für das Protokoll.

Las­sen Sie die Beschluss­for­mu­lie­rung vor und nach jeder Beschluss­fas­sung vom Pro­to­koll­füh­rer ver­le­sen und noch­mals bestä­ti­gen. Der vom Ver­samm­lungs­lei­ter so fest­ge­stell­te Beschluss­in­halt ist ver­bind­lich und kann anschlie­ßend nur noch mit einer Anfech­tungs­kla­ge besei­tigt wer­den. Ist der Ver­samm­lungs­lei­ter im Gesell­schafts­ver­trag bestimmt, kann hier­von nicht durch Beschluss der Gesell­schaf­ter abge­wi­chen wer­den. Bei Abwe­sen­heit ist ein Stell­ver­tre­ter durch Gesellschafter­beschluss zu bestimmen.

Über­sicht: Vor­be­rei­tung der Versammlungsleitung

Auf­ga­be Vor­be­rei­tung
orga­ni­sa­to­risch Vorbereitung
  • Kon­fe­renz­raum
  • Sitz­ord­nung
  • Aus­stat­tun­gen (schrift­li­che Unter­la­gen, tech­ni­sche Aus­stat­tung, Bewirtung)
Ablauf-Vor­be­rei­tung
  • Ver­fah­rens­fra­gen (Abstim­mungs­ver­fah­ren, Rei­hen­fol­ge TOP)
  • Pau­sen­re­ge­lung
  • geplan­tes Ende der Versammlung
  • Art der Wortmeldung
  • Dau­er der Redebeiträge
Fach­li­che Vorbereitung
  • For­mu­lie­rung der Beschlussgegenstände
  • Unter­la­gen und Hilfs­un­ter­la­gen (Jah­res­ab­schluss, Ver­trä­ge, Kor­re­spon­denz usw.)

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