„Compliance“ – so der Fachterminus für Beachtung und Einhaltung der Gesetze durch das Unternehmen. Im schlechtesten Fall drohen dem Geschäftsführer drastische Geldbußen – bis zu 1 Mio. EUR (§ 130 OWiG). Als Geschäftsführer eines Unternehmens müssen Sie dafür sorgen, dass Gesetze und hoheitliche Vorgaben eingehalten werden. Z. B. die Buchführungs- und Bilanzierungspflichten, die Steuerpflichten, auch Umweltauflagen, arbeitsrechtliche Bestimmungen oder Grundsätze des Geschäftsverkehrs. Um dieser Verpflichtung nachzukommen, sind in der Praxis insbesondere geeignet: …
- Regelmäßige Information: Für Kaufleute gilt der Grundsatz der Informationsverpflichtung. Das bedeutet: Der Geschäftsführer kann sich im Zweifel nicht darauf berufen, dass er „ein Gesetz nicht kannte“. Er ist verpflichtet, sich zu informieren. Das gilt nicht nur für bestehende Gesetze und Vorschriften, sondern auch für Rechtsänderungen des Gesetzgebers, aber auch Rechtsänderungen, die sich aus der Rechtsprechung oder anderen Quellen ergeben (Beispiele: Mandanten-Informationen Ihres Steuerberaters oder hier: „Die Information für den GmbH-Geschäftsführer“).
- Aufstellen eines Informationskataloges: Mit zunehmender Komplexität des Unternehmens erhält das Thema „Information“ mehr Gewicht. In größeren Unternehmen ist es üblich, die Berichterstattung zwischen Gesellschaftern und ihren Geschäftsführern mit Hilfe eines sog. Informationskataloges zu systematisieren. Hierin wird festgelegt, worüber die Gesellschafter regelmäßig bzw. außerordentlich von den Geschäftsführern unterrichtet werden müssen.
- Fachkundige Beratung: Sie als Geschäftsführer sind verpflichtet, sich bei Entscheidungen über komplexe wirtschaftliche Sachverhalte qualifiziert beraten zu lassen – und zwar durch einen in der Sache fachkundigen Experten. So sind Sie beim Erwerb eines Unternehmens verpflichtet, eine fachkundige Beratung zur Ermittlung eines angemessenen Kaufpreises einzuholen, in Form eines Due Dilligence (OLG Oldenburg, Urteil vom 22.6.2006, 1 U 34/03).
- Dokumentation: Vorgänge mit betrieblichen Auswirkungen müssen protokolliert und dokumentiert werden. Das betrifft Beschlüsse (Gesellschafter, Geschäftsführer) und Protokolle der Gremien und Projektgruppen.
- Vorkehrungen gegen Organisationsverschulden: Sie müssen die organisatorischen Voraussetzungen dafür schaffen, dass es nicht zu Pflichtverstößen der Mitarbeiter kommt.