CMS: Wichtige Compliance-Vorgaben für die Personalabteilung

Neben den all­ge­mei­nen Vor­ga­ben (vgl. Nr. 28/2016 ff.) für alle Mit­ar­bei­ter des Unter­neh­mens, ist es emp­feh­lens­wert, beson­de­re Leit­li­ni­en für die ein­zel­nen betrieb­li­chen Berei­che vor­zu­ge­ben. Ver­wei­sen Sie auf die spe­zi­el­len gesetz­li­chen Vor­schrif­ten, die dort im Arbeits­pro­zess beach­tet wer­den müs­sen. Das betrifft auch die Berei­che Personal/Per­sonal­­ent­wicklung/HR. Da es hier um die Ver­trags­ge­stal­tung und um die sen­si­ble Schnitt­stel­le „Mensch“ geht, ist es wich­tig, kei­ne Angriffs­flä­chen zu bie­ten. In der Pra­xis des klei­ne­ren Unter­neh­mens genü­gen 4 Regelungspunkte: …

• Sorg­falts­pflicht bei der Erle­di­gung hoheit­li­cher Auf­ga­ben: Das ist der Hin­weis aus steu­er­li­che Pflich­ten (AO), sons­ti­ge Abga­ben­pflich­ten (SGB, GUV und ande­re Umla­gen), Mel­de- und Doku­men­ta­ti­ons­pflich­ten (z. B. MiLoG).
• Ein­hal­ten von arbeits­recht­li­chen Vor­schrif­ten: Das betrifft die Vor­schrif­ten zum Arbeit­neh­mer­schutz (Betriebs­ver­fas­sungs­ge­setz, Arbeits­zeit­ge­setz, Kün­di­gungs­schutz usw.), Vor­ga­ben des All­ge­mei­nen Gleich­be­hand­lungs­ge­set­zes (AGG) und sons­ti­ge Vor­ga­ben für die Per­so­nal­ar­beit (Tarif- und Betriebs­ver­ein­ba­run­gen usw.).
• Ver­trau­lich­keit, Ver­schwie­gen­heit und Daten­schutz: Wei­sen Sie aus­drück­lich dar­auf hin, dass alle Infor­ma­tio­nen, die sie bei Ihrer Tätig­keit über Mit­ar­bei­ter erhal­ten, ver­trau­lich sind, dem Daten­schutz unter­lie­gen und Geschäfts­ge­heim­nis sind.
• Aus­hang­pflich­ti­ge Geset­ze: Wei­sen Sie die Mit­ar­bei­ter die­ses Berei­ches dar­auf hin, dass die Aus­hang­pflicht voll­stän­dig zu beach­ten und kor­rekt umzu­set­zen ist (z. B. Arbeits­si­cher­heits- und Jugend­schutz-Gesetz, Arbeits­stät­ten­ver­ord­nung, Bild­schirm­ver­ord­nung usw.).