Themen heute : Regierungswechsel – bringt nicht viel für Geschäftsführer und Kapitalgesellschaften + Vorsorgevollmacht: Satzungsklausel verhindert GmbH-Stillstand + Steuern: FA bestraft Formfehler, wenn Sie auf Weihnachts- und Urlaubsgeld verzichten + Untaugliche Geschäftsführung: Mitarbeiter-Kritik an den/die falschen Adressaten + Geschäftsführer-Offenlegungspflichten: Null-Bilanz kostet Unternehmens-Image + Geschäftsführer-privat: Bello hat keinen Gleichbehandlungsanspruch + Wichtig für EU-Geschäfte: Frist für Gelangensbestätigung verlängert + BISS …
Nr. 39/2013 vom 27.9.2013
Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,
mit der GmbH-Reform und dem MicroBilG hat die letzte Bundesregierung nur kleinste Erleichterungen für GmbHs umgesetzt. Die wenigen handelsrechtlichen Vereinfachungen werden von den verschärften Vorschriften für die elektronische Bilanzierung überkompensiert. Viele Vorhaben sind liegen geblieben. Aber auch jetzt schon ist absehbar, dass es mit den sich abzeichnenden Koalitionen keine Änderungen in den Rahmenbedingungen für Unternehmen geben wird. Lediglich das Thema „Vorstandsvergütung“ könnte Auswirkungen auf die wenigen großen GmbHs oder Gesellschaften im Konzernverbund haben. Für kleinere GmbHs sind marginale Änderungen im Bereich des Gesellschaftsrechts zu erwarten. Und zwar zu diesen Punkten:
- Sacheinlage-Haftung: Hier ist es Praxis in vielen Insolvenzverfahren, dass bei „unklarer“ Leistung der Einlage z. T. erhebliche Nachforderungen auf die Ex-Gesellschafter zukommen (vgl. Nr. 38/2012). Hierzu gibt es eine Vorlage im BMJ, die in den nächsten Monaten ins Gesetzgebungsverfahren eingebracht wird.
- Haftung für die Gesellschafterliste: Zu vielen (unnötigen) Rechtsproblemen führen die Vorschriften zu Führung einer Gesellschafterliste, für die Sie als Geschäftsführer ja die Verantwortung tragen. Z. B. dann, wenn der Anteils-Verkauf nicht juristisch korrekt angezeigt wird. Mögliche Lösung: Die Gesellschafter werden direkt ins Registerblatt eingetragen. Änderungen (Ausscheiden- oder Eintritt eines Gesellschafters) werden dann wie eine Änderung des Gesellschaftsvertrages behandelt (notarielle Beurkundung).
- Rechtliche Stellung des Geschäftsführers: Strittig ist die rechtliche Stellung des Geschäftsführers. Vorgabe ist die aktuelle EuGH- (EuGH, Urteil vom 11.11.2010, Rs C‑232/09) und BGH-Rechtsprechung zum AGG (vgl. Nr. 18/2012). Hier ist mit weiteren Urteilen zu rechnen, die die Stellung des (abhängigen) Geschäftsführers weiter stärken werden. Wir berichten dazu.
Für die Praxis: Viele steuerpolitische Maßnahmen, die kleine, mittlere und große GmbHs betreffen, ergeben sich unterdessen aus Vorgaben der Finanzbehörden und unterliegen nur noch indirekter Kontrolle durch die gewählten Vertretungen (z. B. Gewinnaufteilungsverordnungen, Verordnung für Konzernverrechnungspreise, Funktionsverlagerungsverordnung usw.). Wir halten Sie auf dem Laufenden.
Vorsorgevollmacht: Satzungsklausel verhindert GmbH-Stillstand
Viele (Gesellschafter-) Geschäftsführer haben neben dem Ehevertrag (Gütertrennung, Vermächtnis über den GmbH-Anteil) und dem Testament (Nachfolgeregelung) zusätzliche Absicherungen vereinbart. Nur die wenigsten Gesellschafter-Geschäftsführer haben eine Regelung für den Pflegefall – also wie die Gesellschafter-Rechte ausgeübt werden.
Frage: Wer vertritt ihn auf einer Gesellschafterversammlung? Gibt es hier keine klare Vorgabe, kann das Stimmrecht nur ausgeübt werden, wenn ein Betreuer bestellt wird. Das ist ein sehr aufwendiges und langes Verfahren, dass u. U. zum Entscheidungs-Stillstand bei der GmbH führt. So weit sollten Sie es nicht kommen lassen. Wer nach vorne schaut, ist gut beraten, Sicherungs-Maßnahmen einzubauen.
Für die Praxis: Für einen einfachen Ausfall (Krankheit, Urlaubsabwesenheit) genügt eine (schriftliche) Bevollmächtigung zur Ausübung des Stimmrechts. Hilfreich ist, wenn Sie als Gesellschafter entsprechende Entscheidungsvorgaben machen. Zu beachten sind Einschränkungen im Gesellschaftsvertrag. Für absehbar längere Ausfälle sollte eine Person des absoluten Vertrauens zum Bevollmächtigten bestellt werden. Diese sollte ausdrücklich auch in der Vorsorgevollmacht eingesetzt werden. Aus Sicht des Unternehmens bzw. der GmbH ist eine noch weitergehende Regelung hilfreich: Hier kann per Satzungsbestimmung vorgegeben werden, dass jeder Gesellschafter zur Bestimmung eines Bevollmächtigten in seiner Vorsorgevollmacht verpflichtet wird. Unterlässt er das, kann das Stimmrecht ausgesetzt werden. Damit ist sichergestellt, dass die GmbH jederzeit funktionsfähige Entscheidungen treffen kann. Eine Änderung des Gesellschaftsvertrages empfiehlt sich für Fälle, in denen der Unternehmensgründer an mehrere Nachfolger übergibt und für die GmbH „Rechtssicherheit“ nach dem Generationswechsel gesichert werden soll. Veranlassen Sie dazu, dass der Anwalt die Verträge (Gesellschaftsvertrag, Testament, Vollmacht, Vorsorgevollmacht) rechtlich aufeinander abstimmt.
FA bestraft Formfehler, wenn Sie auf Weihnachts- und Urlaubsgeld verzichten
Verzichtet der (Gesellschafter-) Geschäftsführer auf Zahlungen, die ihm laut Anstellungsvertrag zustehen, prüft das Finanzamt: Entweder ist handelt es sich um eine verdeckte Einlage oder um einen Zufluss als Einkommen. Der BFH setzt diesem Vorgehen jetzt Grenzen (BFH, Urteil vom 15.5.2013, VI R 24/12). Z. B.: Der Geschäftsführer (50% beteiligt) und seine angestellte Ehefrau (50% beteiligt) haben Anspruch auf Weihnachts- und Urlaubsgeld. Für 2 Jahre verzichteten beide auf die Auszahlung. Das FA versteuerte diese Beträge als „fiktiven Zufluss“ mit Einkommensteuer. Zu Unrecht. Das geht nur,
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wenn die betroffenen Gesellschafter beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer sind. Dazu muss die Beteiligung an der GmbH zwingend größer als 50 % sein und
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wenn das Geld konkret geflossen ist, also bar ausgezahlt wurde oder auf einem Konto gutgeschrieben wurde.
Auch eine verdeckte Einlage – so der BFH – liegt nicht vor. Dazu müsste der Gesellschafter-Geschäftsführer zunächst über die zugeflossenen Mittel verfügen können. Das aber ist hier nicht der Fall.
Für die Praxis: Erfreulich – der BFH legt hier eine praxisnahe Sichtweise an. Für den – nicht beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer – der GmbH ist es danach einfacher auf die wirtschaftliche Situation der GmbH zu reagieren, ohne dass er sofort nach kleinen Formfehlern zusätzlich mit Mehrsteuern rechnen muss. Dennoch: Auf der ganz sicheren Seite sind Sie, wenn Sie für den Gehaltsverzicht ein kurzes Beschluss-Protokoll der Gesellschafter vorlegen können. Am besten zeitnah erstellt – also noch vor dem Zahlungsanspruch.
Untaugliche Geschäftsführung: Mitarbeiter-Kritik an den/die falschen Adressaten
„Auf wen kann ich mich hier überhaupt noch verlassen?“. So verständlich eine Fehler-Schelte vom Chef auch sein mag. Ist der damit gemeinte Arbeitnehmer bei der Teamsitzung gar nicht anwesend, bewirkt der emotionale Ausbruch das glatte Gegenteil: Alle Anwesenden fühlen sich (zu unrecht) zurechtgestutzt. Die Wirkung geht nach hinten los. Wie vermeiden Sie, dass Sie in eine solche rhetorische Sackgasse laufen und wie können Sie den dahinter liegenden Konflikt besser lösen? 6 Punkte gegen die unentschuldigte Abwesenheit:
1. Wen meinen Sie? Fehlt ein Mitarbeiter unentschuldigt zur Team-Sitzung, stellen Sie das sachlich fest – fürs Protokoll und vor allen Anwesenden.
2. Wie bewerten Sie das: Verdeutlichen Sie den anwesenden Mitarbeitern Ihre Meinung dazu. Etwa so: „Ich nehme das nicht nur persönlich, wenn ein Mitarbeiter gegen die vereinbarten Regeln verstößt. Das geht ein in meine sachliche Bewertung, auch im nächsten Personalgespräch“.
3. Klare Vorgaben: Vereinbaren Sie für Team-Sitzungen immer klipp und klar „Anwesenheitspflicht“. Bei Verhinderung ist eine Abmeldung obligatorisch, ein Vertreter zu benennen und mit Anwesenheitsverpflichtung zu delegieren.
4. Keine Regel ohne Ausnahme: Bei „außerordentlichen“ Vorfällen (plötzliche Erkrankung, ganz wichtiger Kunde) darf ein Auge zugedrückt werden.
5. Keine Regelverletzung ohne Folge: Regelverstöße werden vom Teamleiter erfasst und sind zwingend Gegenstand des nächsten Personalgespräches.
6. Die Folgen müssen spürbar sein: Machen Sie dem Mitarbeiter im Personalgespräch klar, welche Folgen die Pflichtverletzung in der Bewertung hat und wie sich das auf die Zukunft auswirkt (Gehalt, Perspektive).
Geschäftsführer-Offenlegungspflichten: Null-Bilanz kostet Unternehmens-Image
Die Nachreichung der Bilanz innerhalb der vom Bundesamt für Justiz gesetzten 6‑Wochenfrist ist erfüllt, wenn eine Null-Bilanz veröffentlicht wird. Das ist eine Bilanz mit ausschließlich Null-Euro-Positionen (LG Bonn, Urteil vom 15.3.2013, 37 T 730/12).
Für die Praxis: Das ist kein Freibrief für GmbHs, die ihren Jahresabschluss nicht rechtzeitig veröffentlichen. Wird eine solche Bilanz veröffentlicht und für Dritte einsehbar, ist davon auszugehen, dass die Veröffentlichung einer Null-Bilanz für alle Geschäftsleute „eine deutliche Warnung hinsichtlich der fragwürdigen finanziellen Situation der GmbH“ ist. So ist es. Diese Lösung ist für die Praxis also nicht tauglich.
Geschäftsführer-privat: Bello hat keinen Gleichbehandlungsanspruch
Selbst wenn der Chef seinen Hund mit ins Büro bringt, entsteht daraus kein Anspruch darauf, dass andere Hunde mit ins Büro dürfen. Der Arbeitgeber kann nach Ermessen entscheiden, wer seinen Hund mitbringen darf (AG Düsseldorf, Urteil vom 4.9.2013, 8 Ca 7883/12).
Für die Praxis: Wenn sich die Hunde vertragen, ist das kein Problem sein. Klappt das nicht, können Sie als Chef verlangen, dass der Mitarbeiter seinen Hund nicht mitbringt – auch wenn Ihr Bello der Raufsüchtige ist.
Wichtig für EU-Geschäfte: Frist für Gelangensbestätigung verlängert
Bis 31.12.2013 muss Ihr Finanzamt die Umsatzsteuer für EU-Ausfuhren nach den geltenden Beleg- und Buchweisbestimmungen anerkennen. Erst für EU-Leistungen ab 1.1.2014 gelten die neuen Anforderungen (BMF-Schreiben vom 16.9.2013, IV D 3 – S 7141/13/10001).
Für die Praxis: Stellen Sie sicher, dass die neuen Vorgaben (Gelangensbestätigung) für innergemeinschaftliche Umsätze ab 1.1.2013 unbedingt eingehalten werden. Die Finanzämter machen ernst und werden bei Verstößen oder unvollständiger Dokumentation die Vorsteuer-Erstattung verweigern.
Mit besten Grüßen Ihr
Lothar Volkelt
Dipl. Volkswirt, Herausgeber + Chefredakteur Volkelt-Brief