Im GmbH-Gesetz gibt es keine Regelung zur Protokollierung der Gesellschafterversammlung der GmbH. Lediglich in der Einpersonen-GmbH müssen Beschlüsse des Allein-Gesellschafters (= Entschlüsse) niedergeschrieben und unterschrieben werden (§ 48 Abs. 3 GmbHG). Aus Beweisgründen empfiehlt es sich jedoch, Gesellschafterversammlungen immer im Protokoll festzuhalten.
Das Protokoll muss dann enthalten:
- Ort, Datum, Name des Versammlungsleiters und des Protokollführers, Namen der Teilnehmer (Teilnehmerverzeichnis, ggf. Zeitraum der Abwesenheit eines Teilnehmers) – Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung durch den Versammlungsleiter
- Feststellung der ordnungsgemäßen Bestellung von Vertretern und Bevollmächtigten
- Feststellung der Reihenfolge der TOP
- Art der Abstimmung (Handaufheben, Stimmkarten, geschlossene oder offene Abstimmung)
- Beschlussinhalt
- Ergebnis der Abstimmung mit JA- und NEIN-Stimmen, Enthaltungen und ungültigen Stimmen
- Widerspruch eines Gesellschafters
- Kurzfassung von Redebeiträgen
- Besonderheiten des Verfahrens (Wortentzug, Vertagung)
Zur Vereinfachung kann ein sog. Beschluss-Protokoll geführt werden, in dem lediglich die Beschlüsse festgehalten werden, Aussagen zum Verfahren und zum Ablauf jedoch nicht gemacht werden.
Weiterführende Informationen:
Arbeitshilfe: Formular Beschluss-Protokoll