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Protokoll der Gesellschafterversammlung

Im GmbH-Gesetz gibt es keine Regelung zur Protokollierung der Gesellschafterversammlung der GmbH. Lediglich in der Einpersonen-GmbH müssen Beschlüsse des Allein-Gesellschafters (= Entschlüsse) niedergeschrieben und unterschrieben werden (§ 48 Abs. 3 GmbHG). Aus Beweisgründen empfiehlt es sich jedoch, Gesellschafterversammlungen immer im Protokoll festzuhalten.

Das Protokoll muss dann enthalten:

  1. Ort, Datum, Name des Versammlungsleiters und des Protokollführers, Namen der Teilnehmer (Teilnehmerverzeichnis, ggf. Zeitraum der Abwesenheit eines Teilnehmers) – Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung durch den Versammlungsleiter
  2. Feststellung der ordnungsgemäßen Bestellung von Vertretern und Bevollmächtigten
  3. Feststellung der Reihenfolge der TOP
  4. Art der Abstimmung (Handaufheben, Stimmkarten, geschlossene oder offene Abstimmung)
  5. Beschlussinhalt
  6. Ergebnis der Abstimmung mit JA- und NEIN-Stimmen, Enthaltungen und ungültigen Stimmen
  7. Widerspruch eines Gesellschafters
  8. Kurzfassung von Redebeiträgen
  9. Besonderheiten des Verfahrens (Wortentzug, Vertagung)

Zur Vereinfachung kann ein sog. Beschluss-Protokoll geführt werden, in dem lediglich die Beschlüsse festgehalten werden, Aussagen zum Verfahren und zum Ablauf jedoch nicht gemacht werden.

Weiterführende Informationen:

Arbeitshilfe: Formular Beschluss-Protokoll

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