Zumindest in Sachen Steuerhaftung können sich ressortverantwortliche Geschäftsführer ohne Steuer-Zuständigkeit nach einem aktuellen Beschluss des Bundesfinanzhofs etwas sicherer fühlen. Selbst dann, wenn die Ressortzuständigkeiten nicht klar vereinbart sind. Dennoch dürfen bestimmte Mindest-Absicherungen (besonders für: Minderheits-Gesellschafter-Geschäftsführer und ressortzuständige Geschäftsführer in der Konzern-Tochtergesellschaft) im Anstellungsvertrag auf keinen Fall fehlen. Unser TIPP >
Laut soeben veröffentlichtem Beschluss des höchsten deutschen Steuergerichts entscheiden die Fakten – kann der Geschäftsführer belegen, dass er vom Steuerzuständigen und dessen Mitarbeitern nicht richtig über die wirtschaftliche Situation der GmbH unterrichtet wurde und auch auf seine Nachfragen keine entsprechenden Antworten erhielt, handelt er weder vorsätzlich noch grob fahrlässig – damit liegen die Voraussetzungen für eine persönliche Steuerhaftung (hier: Lohnsteuer) nicht vor (BFH, Beschluss vom 22.7.2010, VII B 126/09) .
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Für die Praxis: In den meisten GmbHs wird in der Geschäftsführung „Arbeitsteilung” praktiziert. Danach ist der kaufmännisch verantwortliche Geschäftsführer in der Regel für die Einhaltung der Steuerpflichten zuständig. Dazu gehört auch, die anderen Geschäftsführer regelmäßig über die wirtschaftliche Lage der GmbH zu informieren. Wir empfehlen dazu regelmäßig:
1. Nicht nur informieren lassen, sondern von sich aus regelmäßig alle Informationen nachfragen und sich dazu „Schriftliches” vorlegen lassen.
2. Protokollieren Sie diesen Ablauf, inkl. Anlagen zum Protokoll etwa Berichte, Zwischenabschlüsse, BWA usw.
Gschäftsführer, die lediglich für Ihr Ressort eingestellt sind (Vertrieb, Produktion), sollten sich diese Ressortverantwortlichkeit unbedingt schriftlich dokumentieren lassen. Und zwar
- entweder als Defintion im Anstellungsvertrag ( > unter „Aufgaben”) oder
- als klare Definition in einer Geschäftsordnung, auf die im Anstellungsvertrag verwiesen wird (auch unter > „Aufgaben”).
Geschäftsführer (unbedingt: Minderheits-Gesellschafter-Geschäftsführer, Ressort-Geschäftsführer im Konzern), deren Vertagswerk schon abgeschlossen ist und der jetzt nur noch mit Zustimmung der Gesellschafter geändert werden kann, sollten jetzt wie folgt vorgehen:
Beachten Sie in der Praxis unbedingt die oben unter 1. und 2. genannten Maßnahmen. Zusätzlich: Dokumentieren Sie, welche Aufgaben Sie in der GmbH in der Praxis tatsächlich erledigen. Drängen Sie bei der nächsten Vertragsanpassung ( z. B. Gehaltserhöhung) darauf, dass zumindest eine Geschäftsordnung intern für die Geschäftsführer erstellt wird. Zu den Profilen vgl. unten.
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